Stunden aufschreiben war gestern.
Digitale Zeiterfassung und warum es nicht ohne geht.

Arbeitszeiterfassung – alles, was du wissen musst.

Arbeitszeiterfassung klingt sperrig und hat schnell einen Beiklang von Kontrolle. Deine Lieblingsbeschäftigung ist das Stunden aufschreiben sicher nicht, stimmts? Was wirklich dahinter steckt, warum es allen nützen kann und wie du verhinderst, dass es dich immer im falschen Moment nervt – am Freitagnachmittag, kurz vor dem Wochenende, zum Beispiel – liest du hier.

Über diese Punkte weißt du nach dem Lesen Bescheid:

Von Stechuhr und Stempelkarte zur mobilen App.

Per Stempelkarte wurde früher in großen Industrie- und Handwerksbetrieben die Arbeitszeit erfasst. Und heute? In vielen Branchen, beispielsweise auf dem Bau oder in der Gastronomie, ist die Arbeitszeiterfassung selbstverständlich, wenn auch meist nicht mehr mechanisch, sondern elektronisch. Der Stundenzettel oder die Excelliste wurden fast überall abgelöst: Mittlerweile geht Arbeitszeiterfassung ganz komfortabel auf dem Smartphone via mobiler App. Jede LKW-Fahrer:in wird vom Fahrtenschreiber zu vorgeschriebenen Pausen gezwungen – ein Beispiel für den Sicherheitsaspekt der Arbeitszeiterfassung.

In der Welt der digitalen Arbeit hat sich spätestens seit der Pandemie das digitale und ortsunabhängige Arbeiten im Homeoffice durchgesetzt. Ein wesentlicher Aspekt von Arbeit 4.0 ist damit auch die flexible Zeiteinteilung geworden. Eine spontane Pause, wenn das Wetter unerwartet gut ist, oder die Kinder abgeholt werden müssen, ist für viele nichts Ungewöhnliches. Schließlich kann man auch abends noch ein paar Stunden arbeiten. So bunt die Arbeitskultur inzwischen auch ist, eins vereint inzwischen aber alle Arbeitnehmenden: die Arbeitszeiterfassung.

Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben.

Arbeitszeiterfassung: Frau mit iPad.

Ob deine Arbeitgeber:in will oder nicht, sie ist per Gesetz verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Angestellten zu dokumentieren. Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 gilt das verbindlich für alle Betriebe und Branchen. Vielleicht fällt es dir leichter, dich mit dem Thema anzufreunden, wenn du bedenkst, dass das Ziel der Arbeitszeiterfassung keineswegs die Kontrolle deiner Leistung ist. Im Gegenteil: die Maßnahme dient dem Arbeits- und Gesundheitsschutz der Beschäftigten, so das Gericht. Denn nicht nur Kraftfahrer:innen brauchen ihre Pausen – auch digitale Arbeiter:innen sollen vor (Selbst-)Ausbeutung und Überarbeitung und nicht ausgeglichenen Überstunden geschützt werden.

Seit dem 13. September 2022 ist die verpflichtende Arbeitszeiterfassung in Paragraf § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) geregelt. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) legt fest, dass Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen und Überstunden festgehalten werden müssen.

Alle profitieren von der Arbeitszeiterfassung.

Bei genauer Betrachtung ist die Arbeitszeiterfassung also eine gute Sache, denn sie dient der Transparenz. Machst du zum Beispiel viele Überstunden, so ist das spätestens am Ende des Monats ganz klar ersichtlich – die Zahlen beweisen es. Für eure Personalabteilung kann das eine Hilfe sein, denn wenn Mitarbeitende ständig weit über ihre vorgegebene Stundenzahl arbeiten, liegt womöglich eine Fehlplanung vor. Oder die Arbeitsbedingungen sind nicht ideal, es gibt auf jeden Fall Klärungsbedarf.

In Mitarbeiter:innengesprächen könnt ihr gemeinsam herausfinden, wo optimiert werden kann. Die gesamte Zeiterfassung aller Kolleg:innen bietet der verantwortlichen Person eine neutrale Grundlage für Bewertung und Veränderung.

Wie geht Arbeitszeiterfassung?

Gut zu wissen: Es ist die Pflicht deiner Arbeitgeber:in, dir ein System zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung zu stellen – nutzen darfst du es selbst. Es muss "objektiv, verlässlich und zugänglich" sein und vor allem DSGVO-konform. Schließlich werden ja deine personenbezogenen Daten erhoben und die müssen sicher gespeichert und verarbeitet werden. Zur genauen Form gibt es bisher noch wenig rechtliche Vorgaben, so kann in kleinen Betrieben durchaus der gute alte Stundenzettel oder eine Exceltabelle genutzt werden. Das Microsoft-Programm bietet dafür immerhin sogar eine kostenlose Vorlage mit vorprogrammierten Rechenfunktionen und Feiertagen.

Der Nachteil dieser Erfassungsform liegt auf der Hand: Du musst selbst daran denken, deine Stunden und auch deine Pausen aufzuschreiben und die Genauigkeit hängt sehr vom guten Willen der Mitarbeitenden ab. Dazu kommt, dass die vielen einzelnen Stundenzettel am Monatsende noch in ein übergeordnetes System übertragen werden müssen – kurz: Digitale Anwendungen können Zeiterfassung für alle Beteiligten enorm vereinfachen.

Arbeitszeiterfassung: Zwei Personen am Laptop.

Zeiterfassung per App oder Online-Tool.

Zeiterfassung: Frau mit Kaffeetasse am Laptop.

Es gibt inzwischen eine gute Auswahl an Zeiterfassungssoftware auf dem Markt, die für alle Beteiligten Vorteile bringt. Digitale Zeiterfassung per Software und App bietet viele Funktionen, von denen alle im Team profitieren. Ihr könnt dort zum Beispiel:

  • Urlaubstage beantragen, genehmigen und erfassen, sodass alle im Team einen Überblick haben.
  • Eure Stunden einzelnen Projekte zuordnen, was die Ressourcenplanung für Teamleitung und Kolleg:innen vereinfacht.
  • Schichtarbeit planen und Dienstpläne anpassen.
  • Berichte generieren, um Aufwände zuzuordnen.
  • Krankentage erfassen.
  • Seid ihr dienstlich unterwegs, könnt ihr die Anwendung auch per App auf dem Handy nutzen.

Stundenzettel vergessen? Ein Problem der Vergangenheit.

Kennst du das Gefühl, wenn du am Freitagnachmittag so langsam das Wochenende einläuten willst und dir siedend heiß einfällt, dass du die ganze Woche noch keine Stunden aufgeschrieben hast? Den Schreck kann dir eine Software ersparen. Ein Riesenvorteil von Zeiterfassungssoftware ist die Tracking-Funktion. In der Regel kann die Software so genutzt werden, dass ein Timer läuft, sobald du dich an deinem Arbeitsgerät ein- oder ausloggst. Auch Maus- oder Tastaturaktivität können getrackt werden, ebenso kann eine GPS-Funktion deinen Aufenthaltsort bestimmen. Klingt nach totaler Überwachung? Keine Sorge, sollte deine Arbeitgeber:in diese Funktionen einsetzen, muss sie dich darüber informieren. Bei Kurierdiensten und Paketzustellern oder in der Logistik gehört das Tracking sogar zum Service für die Kunden, die sehen können, wo ihre Lieferung sich gerade befindet. Du siehst, es gibt Branchen, in denen die digitale Dokumentation einfach zum Job dazugehört. Immerhin kann die Funktion auch beweisen, dass du im Stau gestanden hast oder ein Kundentermin länger gedauert hat als geplant.

Tipp: In den meisten Arbeitszeiterfassungstools kannst du dich auch erinnern lassen, falls kein automatisches Tracking genutzt wird. Um am nächsten Freitagnachmittag ganz entspannt ins Wochenende zu starten, lass dir doch einfach täglich ein Memo schicken und plane die fünf Minuten für deine Dokumentation fest im Kalender ein.

Was ist mit Vertrauensarbeitszeit?

Wer sich an das selbstorganisierte Arbeiten im Homeoffice gewöhnt hat oder mit Gleitzeit ins Büro kommen kann, wird das auch weiterhin so handhaben können. Wenn diese Bedingungen in deinem Arbeitsvertrag festgehalten sind, wird deine Personalabteilung dich trotzdem um eine Dokumentation bitten – und dir dabei vertrauen.

In dem Fall kannst du weiterhin spontane Pausen einlegen und deine Zeiten flexibel gestalten, erfassen solltest du sie dennoch. Letztendlich bietet es auch dir einen guten Überblick über deinen Einsatz und schützt dich möglicherweise sogar davor, Arbeit und Privates zu sehr zu mischen.

Vertrauensarbeitszeit: Frau mit iPad.

Fazit: Zeiterfassung gehört dazu.

Die Zeiterfassung gehört zum Job und hilft dir, immer einen Überblick über deine geleistete Arbeit zu haben. Erledige sie regelmäßig und nimm sie als einen festen Bestandteil deiner Tätigkeit an. Sieh sie als deinen Beitrag zur Transparenz im Unternehmen, einem reibungslosen Betriebsablauf und effizienter Ressourcenplanung. Kommst du neu in einen Betrieb, stell sicher, dass dir die Zeiterfassung genau erklärt wird und du sie einwandfrei bedienen kannst oder lückenlos über Trackingmaßnahmen informiert bist und diesen zugestimmt hast. Und freu dich, wenn du am Monatsende auf deine volle Stundenzahl blickst oder dir sogar die einzelnen Projekte grafisch darstellen lassen kannst – das hast du alles geschafft!

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