Stakeholder

Ein Stakeholder ist eine Person oder Gruppe, die ein Vorhaben beeinflussen kann oder von dessen Ergebnissen betroffen ist. Im Deutschen spricht man meist von Interessengruppen. Dazu zählen zum Beispiel Kundschaft, Belegschaft, Betriebsrat, Lieferunternehmen, Behörden oder Anwohner:innen. In Projekten gehören oft auch andere Fachabteilungen dazu, wenn sie später mit den Ergebnissen arbeiten.

Geprägt wurde der Begriff 1984 von dem Wirtschaftswissenschaftler R. Edward Freeman. Seine zentrale Botschaft: Unternehmen müssen bei ihren Entscheidungen die Interessen aller Betroffenen berücksichtigen und nicht nur die der Eigentümer:innen. 

Im Arbeitsalltag lässt sich der Gedanke auf eine einfache Frage herunterbrechen: Wer kann das Vorhaben unterstützen, verzögern oder stoppen?

Die Begriffe beschreiben unterschiedliche Rollen und lassen sich klar voneinander abgrenzen:

• Shareholder sind Anteileigner:innen eines Unternehmens. Sie halten Eigenkapital und haben ein finanzielles Interesse am Erfolg. Damit sind sie eine Teilmenge der Stakeholder. Zu den Stakeholdern gehören aber auch Gruppen ohne Unternehmensanteile, wie etwa Anwohner:innen bei einem Bauprojekt.
• Projektbeteiligte arbeiten aktiv im Projekt mit und stehen im Projektplan. Stakeholder können aber auch Menschen sein, die keine operative Aufgabe im Projekt haben, z. B. eine Fachabteilung, die das neue System später im Alltag nutzen muss.
• Die Zielgruppe umfasst die Personen, für die ein Produkt oder Angebot gedacht ist – bei einer App also die künftigen Nutzer:innen. Ein Stakeholder kann dagegen auch jemand sein, der das Produkt selbst nie nutzt, aber Anforderungen daran stellt, wie etwa die IT-Sicherheit oder der Datenschutz.

So läuft eine Stakeholder-Analyse ab.

Zunächst sammelt das Team alle Personen, Rollen und Gruppen, die mit dem Projekt Berührungspunkte haben. Dazu gehören auch diejenigen, die erst später eine Freigabe erteilen oder Arbeitsergebnisse übernehmen. Anschließend hält das Team für jeden Eintrag fest, welches Interesse die Gruppe hat und wie viel Einfluss sie ausüben kann.

Aus diesen zwei Werten ergibt sich die passende Form der Zusammenarbeit:

• Viel Einfluss und großes Interesse: Diese Stakeholder werden von Anfang an eng einbezogen, nehmen an Entscheidungen teil und erhalten feste Abstimmungstermine.
• Viel Einfluss und geringes Interesse: Das Team klärt frühzeitig, welche Freigaben diese Gruppe erteilen muss, und hält sie über Entwicklungen auf dem Laufenden, die ihren Bereich betreffen.
• Wenig Einfluss und großes Interesse: Diese Gruppe erhält verlässliche Updates zum Projektstand und bekommt die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder Rückmeldungen zu geben.
• Wenig Einfluss und geringes Interesse: Das Team behält diese Interessengruppen im Blick und prüft die Einordnung neu, wenn sich Aufgaben oder Auswirkungen verändern.

Eine Stakeholder-Analyse wird im Projektverlauf regelmäßig aktualisiert. Im klassischen Projektmanagement bieten sich dafür feste Meilensteine an. Beim agilen Arbeiten nimmt das Team die Einordnung in die regelmäßigen Abstimmungen auf, sobald sich Rahmenbedingungen verschieben. Wie sich Abstimmungen im Projektablauf verlässlich einplanen lassen, ist Inhalt der Weiterbildung im klassischen Projektmanagement mit PRINCE2- und DEKRA-Zertifizierung.

Stakeholder-Analyse am Beispiel Zeiterfassung.

Ein mittelständisches Unternehmen stellt die Zeiterfassung von Papierbögen auf eine App um. Die Projektleitung ermittelt alle Betroffenen und ordnet vier Schlüsselfiguren wie folgt ein:

• Der Betriebsrat hat durch seine Mitbestimmung viel Einfluss und ein hohes Interesse daran, wie sich die App auf den Arbeitsalltag auswirkt. Die Projektleitung bindet ihn früh ein und stimmt mit ihm ab, welche Daten erfasst werden.
• Die Lohnbuchhaltung hat wenig Einfluss auf die Auswahl der Software, benötigt aber korrekte Arbeitszeiten für die Entgeltabrechnung. Sie erhält regelmäßige Zwischenstände und prüft im Testlauf, ob die Daten richtig ankommen.
• Die IT-Leitung entscheidet über die technische Freigabe der Schnittstelle, nutzt die App im Alltag aber selbst nicht. Die Projektleitung klärt deshalb früh die technischen Anforderungen, damit die Freigabe kurz vor dem Start nicht zum Nadelöhr wird.
• Die Beschäftigten im Lager nutzen die App künftig täglich und sind stark betroffen. Auf die Softwarewahl haben sie einzeln wenig Einfluss. Vor dem Start erhalten sie eine verständliche Einführung und eine feste Ansprechperson.

Besonders an der IT-Leitung zeigt sich der praktische Nutzen: Sie meldet sich in der Planungsphase selten von selbst, ihre Zustimmung ist für den Go-live aber zwingend nötig. Durch die frühe Einbindung lassen sich Fristen realistisch planen.

Typische Fehler im Stakeholder-Management.

In der Praxis entstehen im Umgang mit Interessengruppen häufig folgende Stolpersteine:

• Fokus auf die lautesten Stimmen: Wer sich in Meetings häufig meldet, bekommt meist die größte Aufmerksamkeit. Eine leise Fachabteilung, die am Ende eine wichtige Freigabe erteilen muss, wird dadurch leicht übersehen.
• Großes Interesse mit Zustimmung verwechseln: Wenn Beschäftigte ein Projekt aufmerksam verfolgen, geschieht das oft aus Sorge vor Mehraufwand. Ein frühes Gespräch hilft dabei, Befürchtungen rechtzeitig auszuräumen.
• Die Analyse nach dem Start liegen lassen: Ändern sich Zuständigkeiten im Unternehmen, wechseln auch die Ansprechpersonen. Wird die Analyse nicht nachgeführt, spricht das Team womöglich zu spät mit den neu verantwortlichen Personen.

Wie viele Einträge gehören in eine Stakeholder-Analyse?

Das richtet sich nach dem Vorhaben. Bei kleineren Projekten genügen oft fünf bis zehn zentrale Rollen. Bei großen Umstrukturierungen können es deutlich mehr sein. Wichtig ist, dass hinter jedem Eintrag eine konkrete Person oder eine klar benannte Gruppe steht.

Was ist ein Stakeholder-Mapping?

Beim Stakeholder-Mapping werden die Ergebnisse grafisch aufbereitet. Das Team trägt die Interessengruppen dazu meist in eine Matrix mit vier Feldern ein, geordnet nach Einfluss und Interesse. So ist auf einen Blick erkennbar, wer wie stark eingebunden werden muss.

Wer führt die Stakeholder-Analyse durch?

In Projekten übernimmt die Projektleitung die Koordination, im operativen Tagesgeschäft meist die jeweilige Bereichsleitung. Es empfiehlt sich, die Analyse gemeinsam im Team zu erstellen, da blinde Flecken einer einzelnen Person so schneller auffallen.

Welche Rolle spielen Stakeholder außerhalb von Projekten?

Auch bei strategischen Unternehmensentscheidungen – etwa beim Wechsel der Einkaufsstrategie oder bei Standortentscheidungen – werden Stakeholder einbezogen. In der Nachhaltigkeitsberichterstattung sind Befragungen von Betroffenen zudem ein Baustein der sogenannten Wesentlichkeitsanalyse.

Was bedeutet Stakeholder-Management?

Stakeholder-Management beschreibt die fortlaufende Beziehungsarbeit: Erwartungen klären, verlässlich informieren, Einwände aufnehmen und vereinbarte Absprachen überprüfen. Die Analyse bildet dafür das methodische Fundament.