Wann benötige ich eine Arbeitsbescheinigung?

Dein Arbeitsverhältnis endet und du bekommst „deine Papiere“ – aber was gehört eigentlich alles dazu und worauf achtest du am besten? Die Arbeitsbescheinigung kann sehr wichtig für dich sein und du brauchst sie zeitnah, deshalb beantworten wir hier alle Fragen rund um das Dokument. 

Die gute Nachricht schon vorab: Du selbst hast mit der Bescheinigung gar nicht viel zu tun – außer möglicherweise in der Personalabteilung nachzuhaken.

Wichtig ist die Bescheinigung dann für dich, wenn dein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis endet und du eine Leistung beantragen möchtest, wie Arbeitslosengeld oder Grundsicherung. Die Arbeitsagentur möchte in dem Fall alle Infos zu deiner letzten Tätigkeit auf einen Blick parat haben und hat deshalb eine Vorlage für die Arbeitsbescheinigung erstellt, mit knapp 120 Feldern, die es auszufüllen gilt. Glücklicherweise ist das nicht deine Aufgabe, sondern die zuständigen Menschen an deiner letzten Arbeitsstelle machen das für dich.

Gut zu wissen: Nach dem Sozialgesetzbuch hast du Anspruch auf eine Arbeitsbescheinigung. Stellt deine letzte Arbeitsstelle sie dir nicht aus, nachdem du darum gebeten hast, drohen ihr sogar Strafen. Deine Arbeitgeber:in ist auch dafür verantwortlich, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind.

Die Übermittlung deiner Daten an die Arbeitsagentur muss datenschutzkonform erfolgen. Seit dem 1. Januar 2023 kann die Arbeitsbescheinigung nur digital übermittelt werden, nicht mehr als Ausdruck auf Papier. Man spricht deshalb auch von elektronischer Arbeitsbescheinigung. Die meisten Personalabteilungen haben in ihren Lohnabrechnungsprogrammen eine Funktion dafür. In großen Unternehmen geht deine Bescheinigung teilweise standardmäßig an die Agentur. In kleinen Firmen darfst du ruhig nachfragen, denn die Pflicht zur Ausstellung besteht nur nach Aufforderung. Falls die Bescheinigung nicht im Lohnprogramm vorhanden ist, findet sich die Vorlage direkt auf der Homepage der Agentur für Arbeit, bereit zum Ausfüllen und Absenden. Tatsächlich gibt es zwei unterschiedliche Vorlagen – je nachdem, ob du Arbeitslosengeld oder Grundsicherung beantragen möchtest.

1. Du forderst deine Arbeitsbescheinigung bei der Personalabteilung an und informierst gegebenenfalls darüber, welche Art der Leistung du beantragen möchtest.
2. Die zuständige Personaler:in wählt die richtige Vorlage für die Arbeitsbescheinigung und übermittelt sie vollständig ausgefüllt an die Arbeitsagentur.
3. Du erhältst anschließend von der Agentur für Arbeit eine Kopie.

Du hast deine letzte Arbeitsstelle um die Bescheinigung gebeten und sie liegt der Arbeitsagentur nach einigen Wochen dennoch nicht vor? Dann kann es sein, dass du unnötig auf deine finanzielle Leistung warten musst, da sie nicht berechnet werden kann. In diesem Fall fordert die Agentur für Arbeit die Bescheinigung für dich an, meist mit einer Frist von zwei bis vier Wochen.

Übrigens hast du auch nach einem Minijob ein Recht auf eine Arbeitsbescheinigung.

Die Bescheinigung enthält alle Angaben zu dir und deinem Arbeitsverhältnis. Dazu gehören:

• deine Lohnsteuerabzugsmerkmale
• Angaben zu Arbeitsentgelt und weiterer Leistungen
• Angaben zum Betrieb
• Beginn und Ende deiner Beschäftigung und deine Wochenarbeitszeit
• die Art der Kündigung und die Kündigungsfrist
• sofern zutreffend: Info zu deiner Abfindung
• Sozialversicherungsdaten und -beiträge
• Bestätigung und Unterschrift der Arbeitgeber:in

Lies dir die Bescheinigung ruhig einmal durch, wenn du das Duplikat erhalten hast, und lege sie dann zu deinen Unterlagen. Sollte dir ein Fehler auffallen, kannst du in der Personalabteilung um Korrektur und erneute Übermittlung bitten.

Kommen wir zurück zur Anfangsfrage: „deine Papiere“ bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses sollten diese Dokumente umfassen:

• Arbeitsbescheinigung: Pflichtdokument für die Agentur für Arbeit. Notwendig, um dein Arbeitslosengeld zu berechnen.
• Arbeitszeugnis: Wohlwollend und vollständig, auf Wunsch auch als qualifiziertes Zeugnis mit Bewertung von Leistung und Verhalten.
• Urlaubs- und Überstundenabrechnung: Aufstellung über genommenen und offenen Resturlaub mit Dokumentation, ob offene Zeiten ausgezahlt oder abgegolten wurden.
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Besonders wichtig: die letzte Abrechnung, da hier oft Sonderzahlungen, Resturlaub oder Abfindung aufgeführt sind.
• Bescheinigung für die Rentenversicherung (SV-Meldung): Belegt, wie viele Monate du sozialversicherungspflichtig beschäftigt warst. Wird oft direkt an die Rentenversicherung gemeldet, du solltest aber eine Kopie bekommen.
• Bescheinigung über betriebliche Altersvorsorge (falls vorhanden): Dokumentiert angespartes Kapital oder Rentenansprüche.
• Rückgabebestätigung für Firmeneigentum: Laptop, Smartphone, Schlüssel, Ausweise etc. Eine schriftliche Quittung spart dir spätere Diskussionen.
• Informationen zu Sperrzeiten und Abfindung (falls relevant): Bei Aufhebungsverträgen oder selbst gewähltem Ausstieg.

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Unser Tipp: Frage rechtzeitig nach deiner Arbeitsbescheinigung und hefte alle Unterlagen immer gleich ab, anstatt sie in gemischten Stapeln versinken zu lassen. Papierkram kann sehr nervig sein, aber schließlich geht es meistens um dein Geld. Und einmal alle Daten auf einem Formular parat zu haben, ist sehr praktisch. Deshalb investiere die wenigen Minuten, die es dauert, alles abzuheften – du sparst dir damit möglicherweise Stunden des Suchens zu einem späteren Zeitpunkt, wenn du gar nicht damit rechnest.