Arbeitsbescheinigung: Wann du sie brauchst und was drinsteht.

Dein Arbeitsverhältnis endet und plötzlich geht es um „deine Unterlagen“. Neben Arbeitszeugnis, letzter Gehaltsabrechnung und Resturlaub taucht oft auch ein Begriff auf, den viele vorher noch nie gehört haben: die Arbeitsbescheinigung. Sie ist besonders wichtig, wenn du Arbeitslosengeld beantragen möchtest. Zum Glück musst du das Dokument nicht selbst ausfüllen – trotzdem solltest du wissen, wofür es gebraucht wird und was darin steht.

Die gute Nachricht vorab: Meist läuft der gesamte Prozess heute digital und unkompliziert ab.

Unser Tipp: Melde dich möglichst früh arbeitssuchend oder arbeitslos, damit keine finanziellen Nachteile entstehen. Wie das funktioniert, erklären wir hier: Arbeitslos melden – Erste Hilfe bei Arbeitslosigkeit.

Die Arbeitsbescheinigung ist ein offizielles Dokument für die Agentur für Arbeit. Arbeitgeber:innen übermitteln darin wichtige Informationen über dein Beschäftigungsverhältnis – zum Beispiel:

• wie lange du beschäftigt warst
• wie viel du verdient hast
• wie viele Stunden du gearbeitet hast
• warum das Arbeitsverhältnis beendet wurde

Die Agentur für Arbeit benötigt diese Angaben, um zu prüfen, ob und in welcher Höhe dir Arbeitslosengeld zusteht.

Wichtig: Die Arbeitsbescheinigung ist nicht dasselbe wie ein Arbeitszeugnis.

Wichtig ist die Bescheinigung dann für dich, wenn dein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis endet und du eine Leistung beantragen möchtest, wie Arbeitslosengeld oder Grundsicherung. Die Arbeitsagentur möchte in dem Fall alle Infos zu deiner letzten Tätigkeit auf einen Blick parat haben und hat deshalb eine Vorlage für die Arbeitsbescheinigung erstellt, mit knapp 120 Feldern, die es auszufüllen gilt. Glücklicherweise ist das nicht deine Aufgabe, sondern die zuständigen Menschen an deiner letzten Arbeitsstelle machen das für dich.

Gut zu wissen: Nach dem Sozialgesetzbuch hast du Anspruch auf eine Arbeitsbescheinigung. Stellt deine letzte Arbeitsstelle sie dir nicht aus, nachdem du darum gebeten hast, drohen ihr sogar Strafen. Deine Arbeitgeber:in ist auch dafür verantwortlich, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind.

Die Übermittlung erfolgt heute in der Regel ausschließlich elektronisch. Deshalb spricht man oft auch von der elektronischen Arbeitsbescheinigung. Die meisten Unternehmen nutzen dafür eine Funktion in ihrer Lohnabrechnungssoftware. Teilweise wird die Bescheinigung automatisch übermittelt, sobald ein Arbeitsverhältnis endet.

Der Ablauf sieht meist so aus:

1. Du meldest dich arbeitssuchend oder beantragst Arbeitslosengeld.
2. Deine Arbeitgeber:in erstellt die Arbeitsbescheinigung.
3. Die Daten werden digital an die Agentur für Arbeit übermittelt.
4. Du erhältst in der Regel eine Kopie für deine Unterlagen.

In kleineren Unternehmen lohnt es sich manchmal, aktiv nachzufragen. Denn die Pflicht zur Ausstellung entsteht häufig erst nach Aufforderung.

Du hast deine letzte Arbeitsstelle um die Bescheinigung gebeten und sie liegt der Arbeitsagentur nach einigen Wochen dennoch nicht vor? Dann kann es sein, dass du unnötig auf deine finanzielle Leistung warten musst, da sie nicht berechnet werden kann. In diesem Fall fordert die Agentur für Arbeit die Bescheinigung für dich an, meist mit einer Frist von zwei bis vier Wochen.

Übrigens hast du auch nach einem Minijob ein Recht auf eine Arbeitsbescheinigung.

Die Bescheinigung enthält alle Angaben zu dir und deinem Arbeitsverhältnis. Dazu gehören:

• Deine Lohnsteuerabzugsmerkmale
• Angaben zu Arbeitsentgelt und weiterer Leistungen
• Angaben zum Betrieb
• Beginn und Ende deiner Beschäftigung und deine Wochenarbeitszeit
• Die Art der Kündigung und die Kündigungsfrist
• Sofern zutreffend: Info zu deiner Abfindung
• Sozialversicherungsdaten und -beiträge
• Bestätigung und Unterschrift der Arbeitgeber:in

Unser Tipp: Schau dir die Kopie deiner Arbeitsbescheinigung in Ruhe an. Fehler können später Probleme bei der Berechnung deines Arbeitslosengeldes verursachen. Falls dir etwas auffällt, kannst du eine Korrektur verlangen.

Die beiden Dokumente werden oft verwechselt – erfüllen aber völlig unterschiedliche Zwecke.

Kommen wir zurück zur Anfangsfrage: „deine Papiere“ bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses sollten diese Dokumente umfassen:

• Arbeitsbescheinigung: Pflichtdokument für die Agentur für Arbeit. Notwendig, um dein Arbeitslosengeld zu berechnen.
• Arbeitszeugnis: Wohlwollend und vollständig, auf Wunsch auch als qualifiziertes Zeugnis mit Bewertung von Leistung und Verhalten.
• Urlaubs- und Überstundenabrechnung: Aufstellung über genommenen und offenen Resturlaub mit Dokumentation, ob offene Zeiten ausgezahlt oder abgegolten wurden.
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Besonders wichtig: die letzte Abrechnung, da hier oft Sonderzahlungen, Resturlaub oder Abfindung aufgeführt sind.
• Bescheinigung für die Rentenversicherung (SV-Meldung): Belegt, wie viele Monate du sozialversicherungspflichtig beschäftigt warst. Wird oft direkt an die Rentenversicherung gemeldet, du solltest aber eine Kopie bekommen.
• Bescheinigung über betriebliche Altersvorsorge (falls vorhanden): Dokumentiert angespartes Kapital oder Rentenansprüche.
• Rückgabebestätigung für Firmeneigentum: Laptop, Smartphone, Schlüssel, Ausweise etc. Eine schriftliche Quittung spart dir spätere Diskussionen.
• Informationen zu Sperrzeiten und Abfindung (falls relevant): Bei Aufhebungsverträgen oder selbst gewähltem Ausstieg.

Du bist gekündigt worden? Dann lies jetzt unseren Ratgeber, um die Situation bestmöglich für dich zu nutzen: Gekündigt – wie du den Neuanfang gestaltest.

Unser Tipp: Frage rechtzeitig nach deiner Arbeitsbescheinigung und hefte alle Unterlagen immer gleich ab, anstatt sie in gemischten Stapeln versinken zu lassen. Papierkram kann sehr nervig sein, aber schließlich geht es meistens um dein Geld. Und einmal alle Daten auf einem Formular parat zu haben, ist sehr praktisch. Deshalb investiere die wenigen Minuten, die es dauert, alles abzuheften – du sparst dir damit möglicherweise Stunden des Suchens zu einem späteren Zeitpunkt, wenn du gar nicht damit rechnest.