Arbeitszeiterfassung: Welche Pflichten habe ich?

Arbeitszeiterfassung klingt sperrig und hat schnell einen Beiklang von Kontrolle. Deine Lieblingsbeschäftigung ist das Stunden aufschreiben sicher nicht, stimmts? Was wirklich dahinter steckt, warum es allen nützen kann und wie du verhinderst, dass es dich immer im falschen Moment nervt – am Freitagnachmittag, kurz vor dem Wochenende, zum Beispiel – liest du hier.

Per Stempelkarte wurde früher in großen Industrie- und Handwerksbetrieben die Arbeitszeit erfasst. Und heute? In vielen Branchen, beispielsweise auf dem Bau oder in der Gastronomie, ist die Arbeitszeiterfassung selbstverständlich, wenn auch meist nicht mehr mechanisch, sondern digital. Der Stundenzettel oder die Excelliste wurden fast überall abgelöst: Mittlerweile geht Arbeitszeiterfassung ganz komfortabel auf dem Smartphone via mobiler App. Jede LKW-Fahrer:in wird vom Fahrtenschreiber zu vorgeschriebenen Pausen gezwungen – ein Beispiel für den Sicherheitsaspekt der Arbeitszeiterfassung.

In der Welt der digitalen Arbeit hat sich spätestens seit der Pandemie das digitale und ortsunabhängige Arbeiten im Homeoffice durchgesetzt. Ein wesentlicher Aspekt von Arbeit 4.0 ist damit auch die flexible Zeiteinteilung geworden. Eine spontane Pause, wenn das Wetter unerwartet gut ist, oder die Kinder abgeholt werden müssen, ist für viele nichts Ungewöhnliches. Schließlich kann man auch abends noch ein paar Stunden arbeiten. So bunt die Arbeitskultur inzwischen auch ist, eins vereint inzwischen aber alle Arbeitnehmenden: die Arbeitszeiterfassung.

Ob deine Arbeitgeber:in will oder nicht, sie ist per Gesetz verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Angestellten zu dokumentieren. Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 gilt das verbindlich für alle Betriebe und Branchen. Vielleicht fällt es dir leichter, dich mit dem Thema anzufreunden, wenn du bedenkst, dass das Ziel der Arbeitszeiterfassung nicht die Kontrolle deiner Leistung ist. 

Im Gegenteil: die Maßnahme dient dem Arbeits- und Gesundheitsschutz der Beschäftigten, so das Gericht. Denn nicht nur Kraftfahrer:innen brauchen ihre Pausen – auch digitale Arbeiter:innen sollen vor (Selbst-)Ausbeutung und Überarbeitung und nicht ausgeglichenen Überstunden geschützt werden.

Seit dem 13. September 2022 ist die verpflichtende Arbeitszeiterfassung in Paragraf § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) geregelt. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) legt fest, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festgehalten werden müssen. Die Arbeitgeber:in ist für die vollständige Dokumentation der Arbeitszeiten verantwortlich, darf das Erfassen aber den Arbeitnehmer:innen überlassen. 

Diese Bestandteile gehören zu einer vollständigen Arbeitszeiterfassung:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausen

• Überstunden

   

Bei genauer Betrachtung ist die Arbeitszeiterfassung also eine gute Sache, denn sie dient der Transparenz. Machst du zum Beispiel viele Überstunden, so ist das spätestens am Ende des Monats ganz klar ersichtlich – die Zahlen beweisen es. Für eure Personalabteilung kann das eine Hilfe sein, denn wenn Mitarbeitende ständig weit über ihre vorgegebene Stundenzahl arbeiten, liegt womöglich eine Fehlplanung vor. Oder die Arbeitsbedingungen sind nicht ideal, es gibt auf jeden Fall Klärungsbedarf.

In Mitarbeiter:innengesprächen könnt ihr gemeinsam herausfinden, wo optimiert werden kann. Die gesamte Zeiterfassung aller Kolleg:innen bietet der verantwortlichen Person eine neutrale Grundlage für Bewertung und Veränderung.

Gut zu wissen: Es ist die Pflicht deiner Arbeitgeber:in, dir ein System zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung zu stellen – nutzen darfst du es selbst. Bedingung:

• Es muss „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein.
• Vor allem muss die Art der Zeiterfassung DSGVO-konform erfolgen.

Schließlich werden deine personenbezogenen Daten erhoben und müssen sicher gespeichert und verarbeitet werden. 

Zur genauen Form gibt es – Stand Sommer 2025 – noch keine rechtlichen Vorgaben, ein Gesetzentwurf liegt aber schon länger vor. Demnach soll die digitale Arbeitszeiterfassung Pflicht werden:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer:innen sind am Tag der Arbeitsleistung elektronisch zu dokumentieren. 

Ausnahmen sollen allerdings erlaubt sein. Tarifvertragsparteien können Ausnahmen vereinbaren, die den Besonderheiten der Branche gerecht werden. Und in kleinen Betrieben mit weniger als zehn Mitarbeitenden darf noch der gute alte Stundenzettel genutzt werden. Auch eine Exceltabelle sollte zulässig bleiben, das Microsoft-Programm bietet dafür sogar eine kostenlose Vorlage mit vorprogrammierten Rechenfunktionen und Feiertagen. Damit wäre die Vorgabe der digitalen Erfassung immerhin erfüllt.

Digitale Zeiterfassung hat Vorteile.

Auch wenn du deinen Stundenzettel jeden Monat abgibst; der Nachteil dieser Erfassungsform liegt auf der Hand: Du musst selbst daran denken, deine Stunden und auch deine Pausen aufzuschreiben. Generell hängt die Genauigkeit sehr vom guten Willen der Mitarbeitenden ab. Dazu kommt, dass die vielen einzelnen Stundenzettel am Monatsende noch in ein übergeordnetes System übertragen werden müssen – kurz: Digitale Anwendungen können Zeiterfassung für alle Beteiligten enorm vereinfachen und fair gestalten.

Es gibt inzwischen eine gute Auswahl an Zeiterfassungssoftware auf dem Markt, die für alle Beteiligten Vorteile bringt. Digitale Zeiterfassung per Software und App bietet viele Funktionen, von denen alle im Team profitieren. Ihr könnt dort zum Beispiel:

• Urlaubstage beantragen, genehmigen und erfassen, sodass alle im Team einen Überblick haben.
• Eure Stunden einzelnen Projekte zuordnen, was die Ressourcenplanung für Teamleitung und Kolleg:innen vereinfacht.
• Schichtarbeit planen und Dienstpläne anpassen.
• Berichte generieren, um Aufwände zuzuordnen.
• Krankentage erfassen.
• Seid ihr dienstlich unterwegs, könnt ihr die Anwendung auch per App auf dem Handy nutzen.

Kennst du das Gefühl, wenn du am Freitagnachmittag so langsam das Wochenende einläuten willst und dir siedend heiß einfällt, dass du die ganze Woche noch keine Stunden aufgeschrieben hast? Den Schreck kann dir eine Software ersparen. Ein Riesenvorteil von Zeiterfassungssoftware ist die Tracking-Funktion. In der Regel kann die Software so genutzt werden, dass ein Timer läuft, sobald du dich an deinem Arbeitsgerät ein- oder ausloggst. Auch Maus- oder Tastaturaktivität können getrackt werden, ebenso kann eine GPS-Funktion deinen Aufenthaltsort bestimmen.

Klingt nach totaler Überwachung? Keine Sorge, sollte deine Arbeitgeber:in diese Funktionen einsetzen, muss sie dich darüber informieren. Bei Kurierdiensten und Paketzustellern oder in der Logistik gehört das Tracking sogar zum Service für die Kunden, die sehen können, wo ihre Lieferung sich gerade befindet. Du siehst, es gibt Branchen, in denen die digitale Dokumentation einfach zum Job dazugehört. Immerhin kann die Funktion auch beweisen, dass du im Stau gestanden hast oder ein Kundentermin länger gedauert hat als geplant.

Tipp: In den meisten Arbeitszeiterfassungstools kannst du dich auch erinnern lassen, falls kein automatisches Tracking genutzt wird. Um am nächsten Freitagnachmittag ganz entspannt ins Wochenende zu starten, lasse dir doch einfach täglich ein Memo schicken und plane die fünf Minuten für deine Dokumentation fest im Kalender ein.

Die Baubranche ist das klassische Beispiel für den Bedarf einer ortsgebundenen Zeiterfassung. GPS-Technologie, also satellitengestützten Ortung (Global Positioning System) bietet die Möglichkeit – wir nutzen sie alle im Mobiltelefon. Allein für die projektbezogene Abrechnung hilft es der Arbeitgeber:in, zu wissen, wie viel Zeit auf der Baustelle und wie viel im Auto verbracht wird. Per GPS-Tracking ist das einfach nachzuvollziehen. 

Aber ist es auch erlaubt? Auch hier gibt es Bedingungen: Die Mitarbeitenden müssen informiert sein, zustimmen und die Aufzeichnung sogar selbst auslösen können.

Auch die Arbeitszeiterfassung per Fingerabdruck-Scanner bedarf der gesonderten Zustimmung der Arbeitnehmenden, denn es handelt sich hier um biometrische Information. Die Methode muss außerdem im jeweiligen Kontext alternativlos sein, um rechtlich zugelassen zu werden.

Wer sich an das selbstorganisierte Arbeiten im Homeoffice gewöhnt hat oder mit Gleitzeit ins Büro kommen kann, wird das auch weiterhin so handhaben können. Wenn diese Bedingungen in deinem Arbeitsvertrag festgehalten sind, wird deine Personalabteilung dich trotzdem um eine Dokumentation bitten – und dir dabei vertrauen.

In dem Fall kannst du weiterhin spontane Pausen einlegen und deine Zeiten flexibel gestalten, erfassen solltest du sie dennoch. Letztendlich bietet es auch dir einen guten Überblick über deinen Einsatz und schützt dich möglicherweise sogar davor, Arbeit und Privates zu sehr zu mischen.

Die Auswahl der Arbeitszeiterfassung hängt von der Unternehmensgröße und den individuellen Anforderungen ab. Zu den Marktführern gehören Anbieter wie Clockin, Clockodo, timr, TimeTrack oder Papershift.

• Kleine Unternehmen können oftmals mit einer kostenlosen Variante starten, wenn sie nicht so viele Funktionen benötigen, wie etwa projektgebundene Erfassung oder Urlaubsplanung.
• Große Unternehmen legen Wert darauf, dass die Zeiterfassung mit dem Lohnbuchhaltungssystem, etwa mit DATEV, kompatibel ist. Dafür nehmen sie in Kauf, dass es besonderer Schulungen bedarf, damit alle Mitarbeitenden das System korrekt nutzen können.

DSGVO-Konformität ist Bedingung für jedes Arbeitszeiterfassungstool in Deutschland und es sollte für alle Anwendenden transparent sein.

Diese Kriterien bietet ein modernes Zeiterfassungssystem:

• Mobiler Zugriff, auch offline.
• DSGVO-konforme Datenerfassung und -speicherung.
• Integration mit Projektmanagement- und Abrechnungssoftware.
• Benutzer:infreundlichkeit, intuitive Bedienung.
• Möglichkeiten für die Auswertung in Echtzeit-Berichten.

Die Zeiterfassung gehört zum Job und hilft dir, immer einen Überblick über deine geleistete Arbeit zu haben. Erledige sie regelmäßig und nimm sie als einen festen Bestandteil deiner Tätigkeit an:

• Nutze eine Erinnerungsfunktion, falls nötig und plane täglich fünf Minuten für deine Zeiterfassung ein – behandele sie wie Zähneputzen.
• Sieh sie als deinen Beitrag zur Transparenz im Unternehmen, einem reibungslosen Betriebsablauf und effizienter Ressourcenplanung.
• Vergiss nicht: Zeiterfassung dient auch deinem Schutz vor Überarbeitung.
• Kommst du neu in einen Betrieb, stelle sicher, dass dir die Zeiterfassung genau erklärt wird und du sie einwandfrei bedienen kannst. Bist du lückenlos über Trackingmaßnahmen informiert und hast diesen zugestimmt?
• Freue dich, wenn du am Monatsende auf deine volle Stundenzahl blickst oder dir sogar die einzelnen Projekte grafisch darstellen lassen kannst – das hast du alles geschafft.