Jetzt mal Butter bei die (Bewerbungs-)Fische: Steht in deinem Lebenslauf unter der Rubrik EDV-Kenntnisse noch der Klassiker „Gute Kenntnisse in Word und Excel“? In einer Arbeitswelt, die von KI-Tools, Microsoft Teams, Remote Work und agilen Workflows geprägt ist, reicht das leider kaum noch aus, um Recruiter:innen wirklich zu beeindrucken. Wer heute im Bewerbungsprozess glänzen will, muss zeigen, dass er neben den Klassikern wie Office & Co. auch neue Tools im Bereich KI und digitale Zusammenarbeit kennt und zu bedienen weiß.
Wir haben aktuelle Stellenausschreibungen mit unserem JobReport analysiert und mit Personalverantwortlichen gesprochen, um herauszufinden, welche digitalen Skills im Jahr 2026 wirklich den Unterschied machen. In diesem Ratgeber erfährst du, wie du deine EDV-Kenntnisse präzise einstufst, rechtssicher formulierst und so präsentierst, dass sowohl die menschlichen Personaler:innen als auch moderne Bewerbungs-KI-Scanner (ATS) sofort „Match!“ rufen.
Was sind EDV-Kenntnisse heute und welche Bedeutung haben sie?
Unter EDV-Kenntnissen (EDV = Elektronische Datenverarbeitung) versteht man in unserer heutigen digital getriebenen Arbeitswelt weit mehr als nur das Tippen von Texten in Word, das Aufsummieren von Zahlen in Excel und das Erstellen schicker Slides in PowerPoint. Es ist die Fähigkeit, digitale Werkzeuge effizient zu nutzen, um Aufgaben zu lösen, Daten zu verwalten und sicher im Team zu kommunizieren.
Kurz gesagt: EDV-Kenntnisse sind deine digitale Werkzeugkiste. Je besser du sie beherrschst, desto souveräner bewegst du dich in der modernen, immer digitaler werdenden Arbeitswelt.
Sagt man „EDV-Kenntnisse“ noch in modernen Lebenläufen?
Der Begriff „EDV-Kenntnisse“ klingt tatsächlich ein wenig retro und erinnert an alte Filme, in denen Nadeldrucker in Großraumbüros surrten und Röhrenmonitore in der Kamera flimmerten. In der modernen Arbeitswelt, die von KI, Kollaborations-Tools und Cloud-Lösungen geprägt ist, gibt es natürlich zeitgemäßere Alternativen. Allerdings ist der Begriff nach wie vor gerade in konservativen Branchen wie dem öffentlichen Dienst sehr gebräuchlich. Und auch viele automatisierte Bewerbungssysteme suchen nach Schlüsselwörtern wie „EDV“, weil es in vielen Datenbanken als Standard hinterlegt ist.
Du bist stets auf der sicheren Seite, wenn du „EDV-Kenntnisse“ schreibst. Frischer und moderner wirken hingegen Begriffe wie „IT-Kenntnisse“, „IT-Fähigkeiten“ oder „Digitale Kompetenzen“. Schau daher am besten in der Stellenanzeige nach: Welche Begriffe nutzt das Unternehmen? Verwende diese Wörter in deinem Lebenslauf, um zu zeigen, dass du optimal auf alle Anforderungen eingehst.
Basis- oder Spezialwissen? Welche IT-Kenntnisse gibt es?
Du weißt jetzt, was EDV-Kenntnisse sind und welche modernen Begriffe es dafür gibt. Lass uns ein wenig genauer darauf eingehen, wie du deine IT-Fähigkeiten vorsortieren und einstufen kannst. Zur besseren Unterscheidung haben wir die IT-Kenntnisse in Basis- und Spezialkompetenzen aufgegliedert und mit Beispielen angereichert.
A) Digitale Basis-Kompetenz (der Standard heutzutage).
Diese Fähigkeiten bilden dein Fundament. Sie zeigen, dass du im modernen Arbeitsalltag sofort voll einsatzfähig bist.
- Klassische Office-Anwendungen: Sicherer Umgang mit Word, Excel und PowerPoint (oder Google Workspace) für die tägliche Korrespondenz und Datenverwaltung.
- Teamarbeit & Cloud-Work: Arbeiten in Teams (Slack, MS Teams) sowie das sichere Speichern und Teilen von Dokumenten in der Cloud (OneDrive, SharePoint).
- Digitale Sicherheit und Datenschutz: Grundwissen zum Datenschutz (DSGVO) und die Fähigkeit, digitale Risiken wie Phishing-Mails sicher zu erkennen.
- Basis-KI-Nutzung (Daily AI): Die Fähigkeit, KI-Assistenten und KI-Chatbots (wie ChatGPT oder Copilot) für einfache Alltagsaufgaben zu nutzen – etwa um E-Mails vorzuformulieren, Recherchen anzustoßen oder lange Texte zusammenzufassen.
B) Fach- und berufsbezogene EDV-Kenntnisse (deine Spezialisierung; mit KI als Gamechanger).
Hier punktest du mit echtem Expertenwissen. Das sind die Skills, die dich für spezifische Rollen qualifizieren.
- Branchen- und Fachsoftware (z. B. SAP®, CAD, DATEV): Hier finden sich alle Programme wieder, die für deinen Beruf spezifisch sind – ob ERP-Systeme wie SAP®, Konstruktionssoftware (CAD), Buchhaltungsprogramme oder medizinische Fachanwendungen.
- Grafik, Multimedia & Design: Profi-Tools wie Adobe Creative Cloud oder Canva für visuelles Marketing. • CMS & Web-Systeme: Pflege und Verwaltung von Websites via WordPress, Shopify oder TYPO3.
- Fortgeschrittenes KI & Prompt Engineering: Wenn du lernst, komplexe Prompts zu bauen, KI-Workflows zu automatisieren (z. B. mit Zapier) oder KI für die Datenanalyse zu nutzen.
- IT & Programmierung: Tiefes technisches Wissen in SAP®, SQL, Python oder Java.
Praxis-Tipp: Schreibe dir am besten alle IT-Anwendungen, Apps und Digital-Tools auf, mit denen du arbeitest, und ordne sie unter „A) Basis“ und „B) Spezial“ ein. Dann hast du einen ersten schnellen Überblick und wirst sicherlich staunen, was du schon alles kannst.
Deine Skill-Matrix: So stufst du EDV-Kenntnisse souverän ein.
Nachdem du deine Kenntnisse vorsortiert hast, geht es nun an die ehrliche Bewertung. Die richtige Selbsteinschätzung verhindert, dass du unter deinen Möglichkeiten bleibst oder dich im Vorstellungsgespräch durch zu hohe Versprechungen in Erklärungsnot bringst. Die folgende Matrix hilft dir, deine Fähigkeiten objektiv und nachvollziehbar zu benennen.
- Grundkenntnisse (oder Anfängerkenntnisse): Man hat grundlegende Funktionen kennengelernt, kann einfache Aufgaben erledigen, benötigt aber eventuell noch Unterstützung oder muss manches nachschlagen.
- Gute Kenntnisse (oder Fortgeschrittene Kenntnisse): Die routinierte Nutzung der Software für alltägliche Aufgaben ist gewährleistet. Auch komplexere Funktionen sind bekannt und können selbstständig angewendet werden.
- Expertenkenntnisse (Routiniert in der Anwendung): Die Software wird täglich genutzt, und es besteht ein tiefgehendes Verständnis für die meisten Funktionen, einschließlich komplexer Vorgänge wie z.B. Pivot-Tabellen in Excel oder Serienbriefe in Word.
Diese dreistufige Einteilung ist ausreichend für die meisten Bewerbungen und Lebensläufe in Online-Jobportalen. Falls du jedoch noch genauer auf deine Fähigkeiten eingehen möchtest, kannst du noch das vierte Niveau „Professionelle Kenntnisse“ ergänzen. Das kann z. B. wichtig sein, wenn du dich für einen sehr technischen Beruf bewirbst und ausdrücken möchtest, dass du absoluter Profi in einem bestimmten Bereich bist (dann kennst du Excel z. B. in- und auswendig).
Beispiele zur Selbsteinschätzung: Von „Grundkenntnissen“ bis „Experte“.
Am Beispiel von KI-Kenntnissen geben wir dir einen kurzen Überblick mit konkreten Beispielen, wie die Abgrenzung zwischen Grundkenntnissen, fortgeschrittenen Kenntnissen, sehr guten Kenntnissen und Expertenwissen erfolgen kann. Dies kann eine prima Richtschnur für die Ausarbeitung in deinem Lebenslauf sein.
Beispieltabelle KI-Kenntnisse.
| Niveau | Bedeutung | Konkretes Praxis-Beispiel |
|---|---|---|
| Grundkenntnisse | Du hast die Basics verstanden und nutzt KI für einfache Aufgaben. Wenn Ergebnisse unklar sind, suchst du nach Wegen zur Optimierung. | Kurze E-Mails vorformulieren lassen oder einfache Begriffe erklären (z. B. „Schreibe eine Absage“). |
| Gute Kenntnisse | Du setzt KI-Tools routiniert ein, um deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Du kennst KI-Frameworks und nutzt diese gezielt. | Gezieltes Prompting für komplexe Analysen, Erstellung von Tabellenstrukturen oder Zusammenfassung langer Dokumente. |
| Expertenkenntnisse | Du steuerst die KI souverän durch komplexe Aufgaben und nutzt fortgeschrittene Techniken. | Entwicklung eigener KI-Assistenten (Custom GPTs oder Google Gems), Automatisierung von Prozessen oder Schulung von Kollegen im effizienten KI-Einsatz. |
Noch unsicher, welche EDV-Kenntnisse du hast? Mach den EDV-Test.
Du bist dir nicht sicher, ob du Grundkenntnisse oder gute Kenntnisse hast? Dann hilft dir unser Test weiter, in dem du die jeweilige EDV-Anwendung ganz easy für dich selbst anhand eines Tests einstufen kannst.
So funktioniert der Test:
- Denke an eine konkrete EDV-Anwendung und schreibe sie dir auf (z. B. Excel, Word, SAP®, Grafik-Software, Programmiersprache, KI-Tool).
- Lies jede Aussage und entscheide:
- 0 Punkte = trifft nicht zu
- 1 Punkt = trifft teilweise zu
- 2 Punkte = trifft voll zu
Hinweis: Maximal kannst du für jedes der fünf Themenfelder 6 Punkte vergeben.
Hast du dir deine konkrete EDV-Anwendung ausgesucht? Dann lass uns starten:
- Grundlagen.
- Ich finde mich in der Anwendung gut zurecht.
- Ich kenne die wichtigsten Funktionen.
- Ich kann typische Aufgaben ohne Hilfe erledigen.
- Sicheres Arbeiten.
- Ich arbeite schnell und ohne lange nachzudenken.
- Ich weiß, welche Funktionen mir im Alltag helfen.
- Ich mache nur selten Fehler.
- Probleme lösen.
- Wenn etwas nicht klappt, finde ich selbst eine Lösung.
- Ich weiß, wo ich nach Antworten suchen kann.
- Ich verstehe, warum etwas funktioniert – nicht nur wie.
- Fortgeschrittene Anwendung.
- Ich nutze auch erweiterte Funktionen.
- Ich kann die Anwendung an meine Bedürfnisse anpassen.
- Ich löse auch anspruchsvollere Aufgaben damit.
- Wissen weitergeben.
- Ich kann anderen erklären, wie die Anwendung funktioniert.
- Ich gebe Tipps oder helfe bei Problemen.
- Ich halte mein Wissen aktuell.
Auswertung:
👉 Zähle jetzt deine Punkte (maximal 30).
0–10 Punkte: Grundkenntnisse.
- Du kennst die Basics.
- Für einfache Aufgaben reicht dein Wissen aus.
- Bei neuen oder komplexen Aufgaben brauchst du Unterstützung.
Tipp: Mit einer Grundlagen-Weiterbildung wirst du schnell sicherer.
11–20 Punkte: Gute Kenntnisse.
- Du arbeitest sicher und selbstständig.
- Du kommst auch mit Problemen gut zurecht.
- Die Anwendung ist ein fester Teil deines Arbeitsalltags.
Tipp: Jetzt lohnt sich der nächste Schritt Richtung Profi-Wissen.
21–30 Punkte: Expertenkenntnisse.
- Du nutzt die Anwendung sehr sicher und gezielt.
- Du hilfst anderen weiter und findest eigene Lösungen.
- Du arbeitest effizient und vorausschauend.
Tipp: Dein Wissen ist auf Expertenniveau – ideal für Spezialisierung oder Vertiefung.
Egal, ob Grundlagen-Weiterbildung oder Profi-Wissen. Mit unseren IT- und EDV-Weiterbildungen triffst du die passende Entscheidung für deine Zukunft.
Zu den EDV-KursenSo präsentierst du deine EDV-Skills im Lebenslauf ideal für Mensch und KI.
Viele Bewerbungen werden heute zuerst von einer KI (Applicant Tracking System = ATS) geprüft. Damit dein Lebenslauf nicht aussortiert wird, bevor ihn ein Mensch überhaupt sieht, kommt es auf klare Begriffe, konkrete Beispiele und die richtigen Keywords an. Wir zeigen dir nachfolgend anhand einiger Beispiele, worauf du besonders achten solltest.
Sei konkret, nicht allgemein.
Einfach nur Programmnamen aufzuzählen, bringt wenig. Beschreibe, welche konkreten Tätigkeiten du damit machen kannst.
❌ Schwach:
- Excel
- MS Teams
✅ Besser:
- Excel: Datenanalyse mit Pivot-Tabellen und logischen Formeln
- MS Teams: Digitale Teamkoordination und Online-Meetings
Vermeide „tote“ Begriffe.
Begriffe wie „PC-Kenntnisse“ oder „E-Mails verfassen“ gelten heute als selbstverständlich und kosten Platz. Lasse sie daher einfach weg und fokussiere dich auf Tätigkeiten, die deine Fähigkeiten zum Ausdruck bringen.
❌ Streichen:
- Internetkenntnisse
- Computerkenntnisse
✅ Ersetzen durch:
- Digitale Zusammenarbeit in Cloud-Umgebungen
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und Google Workspace
Nutze die Keywords aus der Stellenanzeige.
Viele automatisierte Bewerbungssysteme scannen gezielt nach exakten Begriffen aus der Stellenanzeige. Daher ist es eine gute Strategie, diese auch in deiner Bewerbung und dem Lebenslauf zu verwenden.
Beispiel:
- In der Anzeige steht „Microsoft 365“ → Schreibe Microsoft 365, nicht nur „Office“.
- In der Anzeige steht „Jira“ → Nenne Jira, nicht allgemein „Projektmanagement-Tool“.
Merksatz: Nimm Bezug auf die Stellenausschreibung und greife auf, was darin steht. Vermeide also deine eigene Kurzfassung, die keinen Bezug zum Jobangebot hat.
Software und Niveau angeben.
Viele Systeme suchen nach der Kombination Tool + Kenntnisniveau.
Beispiele:
- Microsoft Excel – Fortgeschritten
- Adobe Photoshop – Gute Kenntnisse
- WordPress – Grundkenntnisse
- ChatGPT/MS Copilot – Sicherer Einsatz im Arbeitsalltag
Beispiel: Gute Darstellung von EDV-Kenntnissen im Lebenslauf.
Damit du deine Fähigkeiten im IT-Bereich optimal zur Schau stellen und bewerben kannst, bieten sich je nach Platzbegrenzung und Jobprofil verschiedene Darstellungen an. Wir zeigen dir anhand von drei Beispielen, welche vielfältigen und kreativen Möglichkeiten es gibt.
Die kompakte Darstellung (ideal für den schnellen Scan).
Diese Form eignet sich besonders, wenn du nur wenig Platz zur Verfügung hast und eine kompakte Darstellung bevorzugst.
IT-Kenntnisse
- Microsoft Excel – Grundkenntnisse (Tabellen, einfache Formeln)
- Microsoft PowerPoint – Gute Kenntnisse (Masterfolien, Präsentationsdesign)
- Microsoft Teams – Gute Kenntnisse (Moderation, Kanalverwaltung)
- ChatGPT/Copilot – Gute Kenntnisse (Strukturiertes Prompting, Textoptimierung)
- WordPress – Grundkenntnisse (Content-Pflege, einfache Updates)
Die ausführliche Darstellung nach Tool-Kategorien.
Diese Struktur ist ideal für Jobs mit breitem Aufgabenprofil, da sie Ordnung in eine lange Liste bringt.
IT Kenntnisse
Office und Produktivität
- Microsoft Excel – Expertenkenntnisse (Automatisierung, komplexe Datenanalyse)
- Microsoft PowerPoint – Gute Kenntnisse (Erstellung professioneller Foliensätze)
Digitale Zusammenarbeit und Cloud
- Microsoft Teams – Gute Kenntnisse (sichere Anwendung in hybriden Teams)
- Trello – Gute Kenntnisse (Strukturierung von Team-Workflows)
- Microsoft 365 – Gute Kenntnisse (sicherer Umgang mit OneDrive und SharePoint),
KI-Tools und Web-Systeme
- ChatGPT – Gute Kenntnisse (Recherche & Nutzung von Prompt-Frameworks)
- WordPress – Grundkenntnisse (Pflege von Texten und Bildern)
Die rollenbasierte Darstellung (besonders stark für Fachstellen).
Hier ordnest du die Tools den Aufgabenbereichen zu, die in der Stellenanzeige gefordert sind. Diese Darstellung passt besonders gut, wenn die Stelle klar beschrieben ist und bestimmte Aufgaben im Mittelpunkt stehen.
IT-Kenntnisse
Analyse und Präsentation
- Microsoft Excel – Expertenkenntnisse (Pivot-Tabellen und Datenaufbereitung)
- Microsoft PowerPoint – Gute Kenntnisse (Visualisierung komplexer Inhalte)
Projektmanagement und Koordination
- Trello – Gute Kenntnisse (Aufgaben- und Workflow-Management)
- Microsoft Teams – Gute Kenntnisse (Meeting-Koordination und Datei-Kollaboration)
Informationsrecherche und Textarbeit
- ChatGPT – Gute Kenntnisse (KI-gestützte Content-Vorbereitung und Recherche)
- WordPress – Grundkenntnisse (Strukturierung von Webinhalten)
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Kostenlos beraten lassenFAQ: Häufig gestellte Fragen zu EDV- und IT-Kenntnissen.
Für 2026 ist die Bedienung von KI-Tools essenziell wichtig, um bei deinen EDV-Kenntnissen zu punkten. Unternehmen suchen Menschen, die wissen, wie sie ChatGPT, Copilot und Co. sicher und produktiv in den Arbeitsalltag integrieren, ohne den Datenschutz zu verletzen.
Lies dazu auch unseren Ratgeber: KI im Job – was ändert sich für mich?
Für den modernen Büroalltag brauchst du vorrangig diese fünf EDV‑Grundlagen:
- Office-Anwendungen.
Texte schreiben, Tabellen bearbeiten und Präsentationen erstellen (z. B. Word, Excel, PowerPoint). - Dokumentenmanagement und Cloud.
Dateien strukturiert ablegen, gemeinsam bearbeiten und sicher freigeben (z. B. OneDrive, SharePoint). - Digitale Zusammenarbeit.
Kommunikation und Abstimmung im Team über Chat, Video-Meetings und Aufgaben-Tools (z. B. MS Teams). - Datensicherheit.
Sensible Informationen richtig speichern, teilen und schützen. - Grundkenntnisse im Umgang mit KI.
KI-Tools nutzen, um schneller zu arbeiten, etwa z. B. für Recherche oder Textentwürfe.
Nutze dein Portfolio oder beschreibe im Anschreiben konkrete Erfolge: „Ich habe die Urlaubsplanung meiner Abteilung von Papier auf ein automatisiertes Excel-Tool umgestellt.“ Solche Praxisbeispiele zeigen deine Fähigkeiten und sind eine starke Alternative zu Standard-Zertifikaten.
In der Regel nein. Es wird heute als Basis-Kompetenz vorausgesetzt. Ausnahme: Du bewirbst dich auf eine Stelle als Schreibkraft oder im medizinischen Schreibdienst. Dort ist es ein echter Pluspunkt.
Quereinsteiger:innen brauchen vor allem die Basics, wie sichere Office-Grundlagen, eine gute digitale Arbeitsorganisation und Erfahrung mit Zusammenarbeitstools (MS Teams). Zudem ist für Quereinsteiger:innen die Bereitschaft, neue digitale Tools (vor allem KI) im Arbeitsalltag zu nutzen oft wichtiger als jahrelange Erfahrung. Zeige, dass du dich in neue Tools (z. B. CRM-Systeme wie Salesforce oder KI-Anwendungen wie ChatGPT) schnell einarbeiten kannst. Ein aktuelles Zertifikat als Nachweis einer Weiterbildung kann hier ein echter Türöffner sein.
Fazit: Bleib digital am Ball und mach aus deinen EDV-Kenntnissen frische IT-Skills.
EDV-Kenntnisse sind kein statischer Punkt in deinem Lebenslauf, den du einmal abhakst. Sie sind eine dynamische Kompetenz, die zeigt: „Ich verstehe die (digitale) Welt, in der ich arbeite.“ Indem du deine Skills präzise benennst und dich stetig weiterbildest, sicherst du dir nicht nur deinen nächsten Job, sondern auch deine langfristige Relevanz am Arbeitsmarkt und in einer Welt, die immer stärker auf Digitalisierung, Automatisierung und KI setzt.
