10 Schritte zur gelungenen Inhouse-Schulung.
Denn mit dieser Checkliste ist wirklich an alles gedacht, damit die interne Weiterbildung zum Erfolg wird.

In 10 Schritten zur perfekten Inhouse-Schulung.

In deiner Firma steht eine Schulung an und du bist für die Durchführung verantwortlich? Dann gibt es jetzt eine Menge zu koordinieren und falls du dich gerade fragst: „Wo fange ich bloß an?“, lies weiter.

Mit dieser Checkliste gehst du Schritt für Schritt vor und hast die Sicherheit, dass nichts vergessen wird. Für den bequemen Überblick kannst du die Liste auch hier herunterladen. Also leg los und organisier die perfekte Inhouse-Schulung für dich und die Kolleg:innen – genau so, wie es für euch passt!

Inhouse Schulung organisieren – Inhaltsübersicht.

Schritt 1: Das Ziel deiner Inhouse-Schulung klären.

Der erste Schritt auf dem Weg zu deiner gelungenen Inhouse-Schulung ist die Zielklärung: Welche Kompetenzen sollen deine Mitarbeitenden mitnehmen? Steck das Feld ab: Geht es um eine Produkteinführung? Oder um den Ausbau von Führungskompetenzen? Steht eine interne Umstrukturierung bevor oder führt ihr neue Technik ein?

Wenn du dir eine kurze Liste mit klar abgegrenzten und messbaren Zielen machst, hilft dir das in der Kommunikation mit deinen Vorgesetzten und den Dienstleistern.

  • Anlass und Ziel der Schulung beschreiben.
  • Kompetenzen, die ausgebildet werden sollen, festlegen.
  • Liste mit möglichst messbaren Schulungszielen erstellen.

Du suchst nach einer Inhouse-Schulung, die zu euch passt?

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Schritt 2: Die Budgetplanung.

Nachdem du die Ziele der Inhouse-Schulung definiert hast, geht es an die Finanzen. Einfach ist es, wenn deine Firma bereits ein eigenes Budget für Weiterbildungen eingerichtet hat. Ist das nicht der Fall, gilt es herauszufinden, über welche Abteilung oder Kostenstelle die Inhouse-Schulung abgerechnet werden soll und wie viel Geld zur Verfügung steht.

  • Budget ermitteln und festlegen.
  • Kostenstelle für Abrechnung ermitteln.

 

 

Schritt 3: Die Zielgruppe definieren.

Im nächsten Schritt kannst du die genaue Anzahl und kurze Profile der Teilnehmenden festhalten. Überlege dir: Welche Mitarbeitenden deines Unternehmens nehmen an der Schulung teil? Sind es sehr viele, planst du lieber mehrere Durchgänge, um die Lerngruppen überschaubar zu halten. Für die Schulungsanbieter:in deiner Wahl ist es hilfreich zu wissen, welche Vorkenntnisse die Teilnehmenden mitbringen und welche Funktionen diese im Unternehmen haben.

  • Anzahl der Teilnehmenden festlegen.
  • Position, Rolle und Aufgabe der Teilnehmenden im Unternehmen festhalten. (Junior:in, Senior:in, Manager:in etc.)
  • Vorwissen der Teilnehmenden ermitteln.

Checkliste zum Download

Schritt 4: Die Schulungsart festlegen.

Inhouse-Schulungen gibt es in unterschiedlichen Formaten. Nicht nur die Dauer, sondern auch die Lernmethoden können variieren. Überleg, wie viel Zeit du insgesamt für die Schulung aufbringen möchtest oder stimm dich mit deinen Vorgesetzten ab. Soll die Schulung an mehreren Tagen stattfinden oder lieber eintägig? Und wie sieht es mit der Schulungsform aus – wünschst du dir ein eher klassisches Seminar mit größerem Redeanteil der Trainer:in? Oder bevorzugst du eher eine Workshop-Atmosphäre mit Praxisübungen für die Teilnehmenden? Ist es wichtig, dass die Schulung vor Ort stattfindet oder kann sie als Live-Online-Weiterbildung durchgeführt werden?

Tipp: Überleg dir, ob deine Mitarbeitenden ein Zertifikat erhalten sollen. Sie könnten damit ihre neue Expertise offiziell nachweisen. Möglicherweise erhöht es auch die Motivation.

  • Überlegungen zur Dauer der Schulung festhalten: halbtägig, ganztägig, mehrtägig, einmalig oder wiederholt.
  • Schulungsform festlegen: Seminar, Workshop, Online-Schulung.
  • Zertifizierung/Teilnahmebescheinigung für Mitarbeitende?

Schritt 5: Die richtige Anbieter:in finden.

Du weißt nun, welches Ziel du mit dem Inhouse-Seminar erreichen willst, wer über welchen Zeitraum teilnehmen soll und wie dein Budget aufgestellt ist. Mit dieser Grundlage kannst du dir jetzt eine Bildungspartner:in aussuchen und die weiteren Schritte gemeinsam abstimmen. Die meisten professionellen Anbieter:innen werden mit einer Bedarfsanalyse Ziel und Inhalte der Schulung abfragen und du hast jetzt Dank deiner guten Vorbereitung alle Antworten parat! Doch nach welchen Kriterien wählst du die Anbieter:in aus?

Wichtig ist zunächst, etwas über die Referenzen und Praxiserfahrungen der verschiedenen Anbieter:innen in Erfahrung zu bringen. Die Qualität der Schulung – und damit der Erfolg deines Unternehmens – steht und fällt mit den Qualifikationen der jeweiligen Trainer:in und dem dazugehörigen Bildungspartner. Mit einer ersten Onlinerecherche suchst du dir am besten einige Bildungspartner heraus und vergleichst sie miteinander. Bei deinen Top Drei holst du dir zunächst unverbindliche Angebote ein. Ein Anruf gibt dir ein Gefühl für die Anbieter:innen und du kannst erste Fragen telefonisch abklopfen.

Folgende Aspekte kannst du erfragen und vergleichen:

Konditionen

  • Kostenvoranschlag für die gesamte Durchführung.
  • Sind die Kosten für Anfahrt und Unterkunft der Referent:in oder Trainer:in im Gesamtpreis inbegriffen? Welche Extrakosten können noch anfallen?
  • Wie ist die Stornierungsfrist?

Kompetenz der Bildungsanbieter:in

  • Arbeitet die Bildungsanbieter:in mit einem zertifizierten Qualitätsmanagement?
  • Wird regelmäßig Kund:innenfeedback eingeholt?

Kompetenz der Referent:in oder Trainer:in

  • Besteht die Möglichkeit, die Lehrenden kennenzulernen?
  • Wie viel Praxiserfahrung hat dieTrainer:in?

Bedarfsanalyse

  • Erfolgt eine umfassende Bedarfsanalyse für dein Unternehmen?

Schulungskonzept

  • Wird ein individuelles Schulungskonzept für dein Unternehmen erstellt?
  • Findest du dich mit deinen Zielen und Wünschen in dem Angebot wieder?

Inklusivleistungen

  • Werden Seminarunterlagen wie Handouts, Arbeitsmaterialien oder Namensschilder bereitgestellt?
  • Welche Technik wird für die Schulung benötigt und was davon stellt die Bildungspartner:in?

Online-Schulungen

  • Informationen zur Schulungssoftware und den technischen Voraussetzungen erfragen
  • Technik: Was wird gestellt, was benötigt (Headsets, Webcams etc.)?
  • Hat die Bildungspartner:in ausreichend Praxiserfahrung mit virtuellen Lernkonzepten?

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Schritt 6: Die Schulungsinhalte abstimmen.

Nachdem die Anbieter:in steht und du eine Auftragsbestätigung erhalten hast, werdet ihr gemeinsam die Schulungsinhalte im Detail abstimmen. Bleib in Kontakt mit der Bildungsanbieter:in und lern die Lehrperson persönlich oder telefonisch kennen. Informier dich darüber, wie die Schulung oder der Workshop konkret durchgeführt wird.

Leite gegebenenfalls wichtige Informationen und Vorschriften deines Unternehmens weiter, damit eure Richtlinien in der Umsetzung der Schulung beachtet werden können. Gibt es Mitarbeitende mit Sprachbarrieren oder anderen Einschränkungen? Je umfangreicher deine Bildungspartner:in informiert wird, desto besser wird die Schulung auf euch abgestimmt.

  • Auftragsbestätigung der Bildungsanbieter:in anfordern.
  • Schulungsinhalte detailliert absprechen, Schwerpunkte festlegen.
  • Inhalte passgenau auf dein Unternehmen abstimmen lassen.
  • Mindestens einmal mit Referenten:in oder Trainern:in in Kontakt treten
  • Absprache über Art der Wissensvermittlung (PowerPoint, Videos, Gruppenarbeit etc.)
  • Anbieter:in über betriebsinterne Richtlinien oder Bedürfnisse informieren.
  • Schulungsablauf und -inhalte schriftlich erbitten.

TIPP: Feedback zur Inhouse-Schulung.

Sprich mit der Bildungsanbieter:in auch über den Umgang mit einem Feedbackbogen. Wird am Ende der Schulung von der Anbieter:in Feedback eingeholt und kannst du es einsehen? Andernfalls bereite deinen eigenen Fragebogen – analog oder online – vor.
Du willst schließlich wissen, ob deine festgelegten Ziele erreicht wurden. Feedback wird immer anonym gegeben, so ist gewährleistet, dass es ehrlich ist.

Schritt 7: Schulungstermin festlegen und kommunizieren.

Jetzt geht es an die firmeninterne Terminplanung. Hier lohnt sich ein Blick in die Urlaubsplanung deiner Mitarbeitenden, damit du sicher sein kannst, dass an den vorgeschlagenen Tagen auch alle anwesend sind. Strategisch ist es zudem sinnvoll, die Inhouse-Schulung nicht zu den Stoßzeiten oder in der Hochsaison stattfinden zu lassen, damit sich die Teilnehmenden gut auf die Schulung einlassen können und gedanklich nicht abgelenkt sind.

Sobald diese Punkte geklärt sind und du mit der Bildungsanbieter:in den finalen Termin geklärt hast, kannst du die offizielle Einladung plus Schulungsagenda an alle Teilnehmenden versenden. Für die Rückmeldungen und eine eventuelle Terminänderung solltest du ein wenig zeitlichen Vorlauf einplanen.

  1. Urlaubsplanung der Mitarbeitenden berücksichtigen.
  2. Termin außerhalb der betrieblichen Stoßzeiten legen.
  3. Termin mit Bildungsanbieter:in final klären.
  4. Einladungen versenden.
  5. An- und Abmeldeverfahren festlegen.
  6. Zeit für Rückmeldungen einplanen.
  7. Tagesablauf mit Pausen festlegen und kommunizieren.

TIPP: Versende ein "Save the Date" so früh wie möglich. Sobald du dir mit der Anbieter:in einig bist – auch wenn die Agenda noch nicht fertig ist.
Terminier dir außerdem Erinnerungsmails.

Schritt 8: Referent:innen oder Trainer:innen versorgen.

Falls diese Leistung nicht von deiner Bildungspartner:in übernommen wird, stell sicher, dass die Referent:in eine Unterkunft hat und die Anfahrt organisiert ist. Versorge sie oder ihn mit Information zur Anfahrt und Parkmöglichkeiten und übermittel Kontaktdaten einer zuverlässigen Ansprechperson.

  1. Hotelzimmer/Unterkunft buchen.
  2. Anreise buchen.
  3. Ansprechpartner:in im Unternehmen benennen und Kontaktdaten weitergeben.
  4. Info zur Anfahrt versenden.
  5. Weg zu den Schulungsräumen im Gebäude ausschildern.

Schritt 9: Raumplanung und -vorbereitung.

Nun brauchst du nur noch den richtigen Raum für deine Inhouse-Schulung. Kannst du deine eigenen Büroräume nutzen oder musst du externe Räume anmieten? Achte dann darauf, dass sich der externe Ort in der Nähe eurer Büros befindet, damit keine weiten Anfahrtswege für deine Mitarbeitenden entstehen. Findet deine Schulung online statt, stell sicher, dass die Teilnehmenden keiner großen Lärmbelastung ausgesetzt sind und die nötige Technik für jede Person installiert und zugänglich ist.

Inhouse-Schulung in Präsenz:

  1. Seminarraum organisieren, reservieren.
  2. Seminarraum nach Abstimmung vorbereiten: Bestuhlung, Materialien, Technik.
  3. Telefonnummer parat haben von Hausmeister:in, Techniker:in und Pförtner:in.
  4. Technik-Check: Funktionieren Beamer oder Mikro und  Lautsprecher? Sind Flipchart, Leinwand, Moderationskoffer vor Ort?
  5. W-LAN Code bereithalten, sichtbar anbringen.


Online-Schulung:

  1. Technik und Software installieren.
  2. Techniktest durchführen.
  3. Ruhige Umgebung und WLAN-Zugänge sicherstellen.
  4. Technik bereitstellen. (Headsets etc.)

Schritt 10: Bewirtung.

Zu jeder guten Schulung gehört angemessene Verpflegung für alle. Kleine Pausen erleichtern das Lernen und wenn für das leibliche Wohl gesorgt ist, gibt es weniger Ablenkung und mehr gute Laune.

  1. Teilnehmende und Trainer:in nach Nahrungsmittelunverträglichkeiten fragen.
  2. Catering bestellen, nach Bedarf eine vegetarische Variante einplanen.
  3. Kaffeepausen einplanen und ausreichend Getränke bereitstellen.

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Geschafft! Zeit für Feedback und Follow-up.

Jetzt kannst du dir schon mal auf die Schulter klopfen. Du bist alle wichtigen Schritte zur Planung deiner Inhouse-Schulung durchgegangen. Dir bleibt noch Empfang und Begrüßung der Trainer:in und der Teilnehmenden, dann heißt es: Vorhang auf für die Schulung! Achte zum Ende der Veranstaltung darauf, dass die Feedbackbögen ausgegeben und wieder eingesammelt werden. Außerdem obliegt dir als gute Gastgeber:in auch das Verabschieden der Lehrperson, verbunden mit einem Dank.

Voilà - du hast eine Inhouse-Schulung organisiert und durchgeführt! Nun kannst du die Rechnung begleichen, das Teilnehmendenfeedback lesen und auswerten und womöglich sogar schon einen Folgeauftrag mit deiner Bildungspartner:in abstimmen. Sollte das Feedback nicht so überzeugend ausfallen, weißt du jetzt, worauf du beim nächsten Mal achten und was du verbessern kannst.

Checkliste zur Inhouse Schulung

Alle wichtigen Schritte findest du hier nochmal als Checkliste zum Abhaken auf einen Blick. Wir wünschen dir gutes Gelingen bei der Planung und Durchführung deiner Inhouse-Schulung. Jetzt downloaden!

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