In 10 Schritten zur perfekten Inhouse-Schulung.

In deiner Firma steht eine Schulung an und du bist für die Durchführung verantwortlich? Dann gibt es jetzt eine Menge zu koordinieren und viele wichtige Punkte zu beachten. Falls du dich jetzt gerade fragst: „Wo fange ich bloß an – und was genau ist eine Inhouse-Schulung?“, lies weiter.

Das englische Wort Inhouse bedeutet, die Schulung wird von und bei euch im Unternehmen durchgeführt. Das ist praktisch und ökonomisch zugleich, denn die Mitarbeitenden verlieren keine Zeit, um zu einem Schulungsort zu reisen. Eine Inhouse-Schulung ist eine Weiterbildung vom Unternehmen für die Mitarbeitenden und kann unterschiedliche Formate haben. Ob es ein Seminar, ein Training, ein Workshop oder eine Fortbildung wird, stimmst du mit Kolleg:innen und Entscheider:innen ab – dazu mehr unter Schritt 4 dieser Checkliste. 

Unsere Checkliste zum Planen einer Schulung führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess und gibt dir die Sicherheit, dass nichts vergessen wird. Für den bequemen Überblick kannst du die Liste am Ende dieses Ratgebers als PDF herunterladen. Also lege los und organisiere die perfekte Inhouse-Schulung für dich und die Kolleg:innen – genau so, wie es für euch passt!

Der erste Schritt auf dem Weg zu deiner gelungenen Inhouse-Schulung ist die Zielklärung: Welche Kompetenzen sollen deine Mitarbeitenden mitnehmen? Stecke das Feld ab: Geht es um eine Produkteinführung? Oder um den Ausbau von Führungskompetenzen? Steht eine interne Umstrukturierung bevor oder führt ihr neue Technik ein?

Wenn du dir eine kurze Liste mit klar abgegrenzten und messbaren Zielen machst, hilft dir das in der Kommunikation mit deinen Vorgesetzten und den Dienstleistern.

• Anlass und Ziel der Schulung beschreiben.
• Kompetenzen, die ausgebildet werden sollen, festlegen.
• Liste mit möglichst messbaren Schulungszielen erstellen.

Nachdem du die Ziele der Inhouse-Schulung definiert hast, geht es an die Finanzen. Einfach ist es, wenn deine Firma bereits ein eigenes Budget für Weiterbildungen eingerichtet hat. Ist das nicht der Fall, gilt es herauszufinden, über welche Abteilung oder Kostenstelle die Inhouse-Schulung abgerechnet werden soll und wie viel Geld zur Verfügung steht.

• Budget ermitteln und festlegen.
• Kostenstelle für Abrechnung ermitteln.

Inhouse-Schulungen gibt es in unterschiedlichen Formaten. Nicht nur die Dauer, sondern auch die Lernmethoden können variieren. Überlege, wie viel Zeit du insgesamt für die Schulung aufbringen möchtest oder stimme dich mit deinen Vorgesetzten ab: 

• Soll die Schulung an mehreren Tagen stattfinden oder lieber eintägig? 
• Wie sieht es mit der Schulungsform aus – wünschst du dir ein eher klassisches Inhouse-Seminar mit größerem Redeanteil der Trainer:in? 
• Oder bevorzugst du eine Workshop-Atmosphäre mit großem Praxisanteil für die Teilnehmenden? 
• Sollen neue Fertigkeiten erlernt und geübt werden; braucht es also ein Inhouse-Training?
• Ist es wichtig, dass Trainer:innen oder Dozent:innen vor Ort sind, oder kann die Bildungsmaßnahme als Live-Online-Weiterbildung durchgeführt werden?

Tipp: Überlege dir, ob deine Mitarbeitenden ein Zertifikat erhalten sollen. Sie könnten damit ihre neue Expertise offiziell nachweisen. Möglicherweise erhöht es auch die Motivation.

• Überlegungen zur Dauer der Schulung festhalten: halbtägig, ganztägig, mehrtägig, einmalig oder wiederholt.
• Schulungsform festlegen: Seminar, Workshop, Training, Online-Schulung.
• Zertifizierung/Teilnahmebescheinigung für Mitarbeitende?

Du weißt nun, welches Ziel du mit der Inhouse-Schulung erreichen willst, wer über welchen Zeitraum teilnehmen soll und wie dein Budget aufgestellt ist. Mit dieser Grundlage kannst du dir jetzt einen Bildungspartner aussuchen und die weiteren Schritte gemeinsam abstimmen. Die meisten professionellen Anbieter werden mit einer Bedarfsanalyse Ziel und Inhalte der Schulung abfragen und du hast jetzt Dank deiner guten Vorbereitung alle Antworten parat. Doch nach welchen Kriterien wählst du den Anbieter aus?

Wichtig ist zunächst, etwas über die Referenzen und Praxiserfahrungen der verschiedenen Anbieter in Erfahrung zu bringen. Die Qualität der Schulung – und damit der Erfolg deines Unternehmens – steht und fällt mit den Qualifikationen der jeweiligen Trainer:in und dem dazugehörigen Bildungspartner. Mit einer ersten Onlinerecherche suchst du dir am besten einige Bildungspartner heraus und vergleichst sie miteinander. Bei deinen Top Drei holst du dir zunächst unverbindliche Angebote ein. Ein Anruf gibt dir ein Gefühl für die Anbieter und du kannst erste Fragen telefonisch abklopfen.

Folgende Aspekte kannst du erfragen und vergleichen:

Konditionen

• Kostenvoranschlag für die gesamte Durchführung.
• Sind die Kosten für Anfahrt und Unterkunft der Referent:in oder Trainer:in im Gesamtpreis inbegriffen? Welche Extrakosten können noch anfallen?
• Wie ist die Stornierungsfrist?

Kompetenz der Bildungsanbieter

• Arbeitet der Bildungsanbieter mit einem zertifizierten Qualitätsmanagement?
• Wird regelmäßig Kund:innenfeedback eingeholt?
   

Kompetenz der Referent:in oder Trainer:in

• Besteht die Möglichkeit, die Lehrenden kennenzulernen?
• Wie viel Praxiserfahrung hat die Trainer:in?
   

Bedarfsanalyse

• Erfolgt eine umfassende Bedarfsanalyse für dein Unternehmen?
   

Schulungskonzept

• Wird ein individuelles Schulungskonzept für dein Unternehmen erstellt?
• Findest du dich mit deinen Zielen und Wünschen in dem Angebot wieder?
   

Inklusivleistungen

• Werden Schulungsunterlagen wie Handouts, Arbeitsmaterialien oder Namensschilder bereitgestellt?
• Welche Technik wird für die Schulung benötigt und was davon stellt der Bildungspartner?
   

Online-Schulungen

• Informationen zur Schulungssoftware und den technischen Voraussetzungen erfragen.
• Technik: Was wird gestellt, was benötigt (Headsets, Webcams etc.)?
• Hat der Bildungspartner ausreichend Praxiserfahrung mit virtuellen Lernkonzepten?

Jetzt geht es an die firmeninterne Terminplanung. Hier lohnt sich ein Blick in die Urlaubsplanung deiner Mitarbeitenden, damit du sicher sein kannst, dass an den vorgeschlagenen Tagen auch alle anwesend sind. Strategisch ist es zudem sinnvoll, die Inhouse-Schulung nicht zu den Stoßzeiten oder in der Hochsaison stattfinden zu lassen, damit sich die Teilnehmenden gut auf die Schulung einlassen können und gedanklich nicht abgelenkt sind.

Sobald diese Punkte geklärt sind und du mit dem Bildungsanbieter den finalen Termin geklärt hast, kannst du die offizielle Einladung plus Schulungsagenda an alle Teilnehmenden versenden. Für die Rückmeldungen und eine eventuelle Terminänderung solltest du ein wenig zeitlichen Vorlauf einplanen.

• Urlaubsplanung der Mitarbeitenden berücksichtigen.
• Termin außerhalb der betrieblichen Stoßzeiten legen.
• Termin mit Bildungsanbieter final klären.
• Einladungen versenden.
• An- und Abmeldeverfahren festlegen.
• Zeit für Rückmeldungen einplanen.
• Tagesablauf mit Pausen festlegen und kommunizieren. 

TIPP: Versende ein „Save the Date“ so früh wie möglich. Sobald du dir mit dem Anbieter einig bist – auch wenn die Agenda noch nicht fertig ist. Terminiere dir außerdem Erinnerungsmails.

Falls diese Leistung nicht von deinem Bildungspartner übernommen wird, stelle sicher, dass die Referent:in eine Unterkunft hat und die Anfahrt organisiert ist. Versorge sie oder ihn mit Informationen zur Anfahrt und Parkmöglichkeiten und übermittele Kontaktdaten einer zuverlässigen Ansprechperson.

• Hotelzimmer/Unterkunft buchen.
• Anreise buchen.
• Ansprechpartner:in im Unternehmen benennen und Kontaktdaten weitergeben.
• Info zur Anfahrt versenden.
• Weg zu den Schulungsräumen im Gebäude ausschildern.

Nun brauchst du nur noch den richtigen Raum für deine Inhouse-Schulung. Kannst du deine eigenen Büroräume nutzen oder musst du Räume anderer Abteilungen anfragen? Findet deine Schulung online statt, stelle sicher, dass die Teilnehmenden keiner großen Lärmbelastung ausgesetzt sind und die nötige Technik für jede Person installiert und zugänglich ist.

Inhouse-Schulung in Präsenz:

• Seminarraum organisieren, reservieren.
• Seminarraum nach Abstimmung vorbereiten: Bestuhlung, Materialien, Technik.
• Telefonnummer parat haben von Hausmeister:in, Techniker:in und Pförtner:in.
• Technik-Check: Funktionieren Beamer oder Mikro und  Lautsprecher? Sind Flipchart, Leinwand, Moderationskoffer vor Ort?
• W-LAN-Code bereithalten, sichtbar anbringen.

Online-Schulung:

• Technik und Software installieren.
• Techniktest durchführen.
• Ruhige Umgebung und WLAN-Zugänge sicherstellen.
• Technik bereitstellen. (Headsets etc.)

Zu jeder guten Schulung gehört angemessene Verpflegung für alle. Kleine Pausen erleichtern das Lernen und wenn für das leibliche Wohl gesorgt ist, gibt es weniger Ablenkung und mehr gute Laune.

• Teilnehmende und Trainer:in nach Nahrungsmittelunverträglichkeiten fragen.
• Catering bestellen, nach Bedarf eine vegetarische Variante einplanen.
• Kaffeepausen einplanen und ausreichend Getränke bereitstellen.

Jetzt kannst du dir schon mal auf die Schulter klopfen: Du bist alle wichtigen Schritte zur Planung deiner Inhouse-Schulung durchgegangen. Dir bleibt noch Empfang und Begrüßung der Trainer:in und der Teilnehmenden, dann heißt es: Vorhang auf für die Schulung. Achte zum Ende der Veranstaltung darauf, dass die Feedbackbögen ausgegeben und wieder eingesammelt werden. Außerdem obliegt dir als gute Gastgeber:in auch das Verabschieden der Lehrenden, verbunden mit einem Dank.

Voilà – du hast eine Inhouse-Schulung organisiert und durchgeführt. Nun kannst du die Rechnung begleichen, das Teilnehmendenfeedback lesen und auswerten und womöglich sogar schon einen Folgeauftrag mit deinem Bildungspartner abstimmen. Sollte das Feedback nicht so überzeugend ausfallen, weißt du jetzt, worauf du beim nächsten Mal achten und was du verbessern kannst.