Arbeitsalltag

Digitale Zusammenarbeit – darauf kannst du achten.


Figur als Frau sitzt in Sessel und bespricht sich digital mit anderer Person.

Teamarbeit von zu Hause ist inzwischen in vielen Unternehmen möglich: Der Zusatz „remotework“ oder „remote möglich“ ergänzt Stellenausschreibungen unterschiedlicher Branchen. Bewerben, kennenlernen, zusammenarbeiten, Schulungen und Fortbildungen erleben und gemeinsam Erfolge feiern – all das geht problemlos am Bildschirm.

Die dezentrale Zusammenarbeit bietet viele Vorteile: Du sparst dir Anfahrtswege, bist flexibel und hast im Idealfall eine bessere Work-Life-Balance. Aber erfolgreiche Zusammenarbeit im Online-Team stellt sich nicht automatisch ein. Klare Strukturen und Regeln, umsichtige und effektive Kommunikation und das richtige Mindset gehören dazu. Hier findest du die wichtigsten Tipps, um mit deinem Team remote produktiv und gut organisiert zu bleiben und auch den Spaß und Zusammenhalt nicht zu vergessen.

Digitale Tools und Technik effektiv nutzen.

Die Grundlage jeder digitalen Kooperation sind neben einer stabilen Internetverbindung:

  • Zuverlässig funktionierende Hardware wie PC, Bildschirm, Kopfhörer und aktuelle Software.
  • Gründliches Training für alle Anwender:innen.
  • Jederzeit zuverlässiger IT-Support.
  • Zweckmäßige und effektive Tools für Projektmanagement und Kommunikation.

Die Wahl der Tools kann einen großen Unterschied in der Zusammenarbeit eines Remote-Teams machen. Trello, Asana, Slack oder Notion sind Beispiele für gängige Anwendungen. Sie sorgen dafür, dass alle zu jeder Zeit auf dem gleichen Informationsstand sind, sich austauschen und Fragen klären können, und Zugriff auf Dateien und Material haben. Aufgaben und Projekte können mitgeplant und dokumentiert werden. So einfach es klingt, so wichtig ist die technische Gleichberechtigung im Team. Nur wenn alle mit der Anwendung vertraut sind und wissen, wo sie Hilfe bekommen können, steht dem remote work zumindest technisch nichts mehr im Wege.

Tipp: Testet verschiedene Tools im Team und wählt gemeinsam aus, welche für eure Zusammenarbeit optimal funktionieren. Definiert dazu eure Bedürfnisse genau und nehmt euch Zeit für die Recherche. Ein zu komplexes Tool kann Routineaufgaben erschweren, ein sehr schlichtes Tool verleitet zur Nutzung alternativer Kanäle und lenkt ab.

Klare Kommunikationsregeln festlegen.

Neben der angemessenen technischen Ausstattung ist das Miteinander im digitalen Team entscheidend für produktive Zusammenarbeit. Kommunikation ist in remote Teams noch wichtiger, als wenn alle über denselben Flur verbunden sind. Da ihr euch nicht persönlich in der Teeküche trefft oder kurz ins Nebenzimmer gehen könnt, um eine Frage zu klären, braucht es klare Regeln für den Austausch. Es lohnt sich, sowohl die Wahl der Kanäle als auch Verantwortlichkeiten festzulegen:

  • Welche Tools werden für welche Art von Kommunikation genutzt? Beispielsweise E-Mails für formelle Anliegen, Chats für kurze Fragen und Videokonferenzen für Teammeetings?
  • Welchen Kanal gibt es für den privaten Austausch, der auch seinen Platz braucht?
  • Wo und wie werden Dateien und Materialien abgelegt?
  • Befugnisse und Aufgaben innerhalb der Tools: Wer behält den Überblick, kontrolliert Verläufe und sorgt für Ordnung, wenn es Rückstau gibt?
  • Workflow festlegen: Wer bearbeitet wann welche Aufgaben und welche Eskalationsstufen gibt es?
  • Wie läuft die Kommunikation mit Stakeholdern außerhalb des Teams?
  • Gibt es regelmäßige Meetings und wie laufen sie ab? Wer bereitet sie vor, wer moderiert, wer protokolliert, in welcher Form?

Im remote Team ist es besonders wichtig, dass alle wissen, wer für welche Aufgaben zuständig ist und wie der aktuelle Stand bei den Kolleg:innen ist. Transparenz schafft Vertrauen und verhindert, dass Aufgaben doppelt erledigt oder vergessen werden, weil niemand sich zuständig fühlt. So gilt es auch, die Frage nach Auslastung oder Überlastung der einzelnen Teammitglieder zu klären – den übervollen Schreibtisch sieht schließlich niemand im Vorbeigehen. Wie also wird sie kommuniziert und wie darauf reagiert? 

Manches mag auf den ersten Blick unnötig klingen, aber wenn die direkte, analoge Kommunikation ganz wegfällt, profitieren alle von einem umfassenden Regelwerk. Digitale Tools bieten großartige Möglichkeiten, wenn sie bewusst und gleichberechtigt genutzt werden. 

Ein weiterer Vorteil: Alles, was klar definiert und sogar dokumentiert ist, kann gut weitergegeben werden; etwa beim Onboarding einer neuen Kolleg:in.

Tipp: Findet heraus, wie viele Meetings für welche Teammitglieder nötig und möglich sind. Benötigt ihr jeden Morgen ein kurzes Daily, um sicherzustellen, dass alle auf Stand sind und ein Gefühl für die Teamstimmung haben? Oder genügt ein wöchentliches Teammeeting in der großen Runde, weil ihr ohnehin viel miteinander kommuniziert? Treten häufig Missverständnisse auf oder fühlen sich einzelne Teammitglieder abgehängt? Dann gibt es Bedarf für 1:1-Treffen. Ausreichend Zeit für Kommunikation braucht es gerade dann, wenn sich Teams neu ordnen oder Kolleg:innen neu dazukommen.

Eine Frau sitzt mit ihrem Laptop auf dem Bett und macht sich Notizen.

Transparenz, Feedback- und Fehlerkultur pflegen.

Auch in digitalen Teams zeigen sich die persönlichen Eigenheiten jeder und jedes Einzelnen. Der eine kommuniziert gern und viel, nutzt Emojis und ist immer im Chat aktiv. Die andere macht sich nichts aus lustigen Memes und nimmt digitale Informationen still zur Kenntnis. Es bedarf Zeit und Offenheit, um sich aufeinander einzustimmen. So ist ein weiterer Punkt in digitalen Teams eine konstruktive und wertschätzende Fehler- und Feedback-Kultur. Im selben Gebäude könntet ihr kurz einen Kaffee unter vier Augen trinken, um etwas zu klären – der Blick in die Augen der anderen beugt Missverständnissen oder gar Kränkungen vor. In der digitalen Welt braucht es mehr Einsatz und Aufmerksamkeit bei der Klärung von Fehlern, und ein anerkennendes Schulterklopfen muss remote transportiert werden. 

Tipp: Emojis und Memes können den Alltag auflockern – sie können aber auch missverstanden werden und nicht alle haben den gleichen digitalen Humor. Manchmal lohnt sich ein kurzer Videocall oder ein guter, alter Telefonanruf, bevor eine Situation zu verfahren ist oder Unsicherheiten entstehen.

Digitale Teamevents und soziale Interaktionen organisieren.

Meetings und Videocalls mit sachlichen Arbeitsinhalten gehören zum remote work Alltag dazu. Aber für ein Gefühl der Zusammengehörigkeit sollten auch Teamevents, Teambuilding und Spaß nicht zu kurz kommen. Nur wer ein gemeinsames Ziel vor Augen hat und auch die kleinen Erfolge gemeinsam feiert und zusammen lachen kann, bleibt dauerhaft motiviert und produktiv. Schlage vor, dass ihr …

  • euch einmal die Woche zum gemeinsamen Lunch oder zur Kaffeepause vor dem Bildschirm trefft,
  • bei großen Sportereignissen Tippgemeinschaften gründet,
  • abwechselnd virtuelle Roomtouren veranstaltet
  • oder einen monatlichen Feierabendtermin plant. 

Neue Kolleg:innen können eine Pat:in erhalten, um sicherzustellen, dass sie in die Teamkommunikation integriert werden und immer eine Ansprechperson haben. Auch Teamworkshops und Revisionen der Zusammenarbeit sind in regelmäßigen Abständen sinnvoll, um diese Fragen gemeinsam zu beantworten: 

  • Was funktioniert reibungslos, was kann verbessert werden?
  • Was sind mögliche Learnings aus gemeisterten Krisen?
  • Wo wollen wir hin, welche Kompetenzen wollen wir dazu gewinnen?
  • Sind wir ausgelastet oder überlastet?
  • Wie ist das Team ins Unternehmen integriert, wie läuft die Kommunikation?

Zeitmanagement, Selbstorganisation, Work-Life-Balance üben.

Dieser Punkt geht alle an; jede und jeder ist gefordert, ihn für sich im Blick zu behalten: Remote-Arbeit bietet viel Flexibilität, erfordert aber auch eine hohe Selbstdisziplin und gutes Zeitmanagement. Klar kannst du spontan mit dem Hund rausgehen, oder kurz eine Freundin treffen, wenn du dein Projekt dafür spätabends erledigst. Dabei aber keine „chronische Aufschieberitis“ zu entwickeln, die Kolleg:innen nicht warten zu lassen und zuverlässig Termine einzuhalten, fällt nicht immer leicht und ist die große Kunst der digitalen Zusammenarbeit. 

Gleichzeitig liegt es bei dir, auf deine Work-Life-Balance zu achten. Das kann bedeuten, die Benachrichtigungen auf dem Handy nach Feierabend auszuschalten oder sehr konsequent mit einem Kalender-Tool zu arbeiten, in dem du deine privaten Zeiten blockst. Gerade wenn Arbeit und Zuhause miteinander verschmelzen, können digitale Anwendungen dir helfen, dein Privatleben von Arbeit freizuhalten – und umgekehrt.

Tipp: Erstelle dir zu Beginn des Tages einen klaren Arbeitsplan mit Prioritäten. Nutze Tools wie die Pomodoro-Technik oder Time-Blocking, um deine Zeit effizient zu managen. Regelmäßige Pausen sind wichtig, um konzentriert zu bleiben. Denke daran, deine Kolleg:innen über deine Pausenzeiten zu informieren und lasse dich von deinem Handy an wichtige Termine erinnern.

Fazit: Digitale Kommunikation kann Teams stärken.

Remote-Arbeit bietet dir Flexibilität, erfordert aber Disziplin, klare Strukturen und regelmäßige Kommunikation. Wenn du und dein Team diese Aspekte berücksichtigt und euch regelmäßig austauscht, schafft ihr ein produktives Arbeitsumfeld, das den Teamgeist fördert. Nutzt die richtigen Tools, fördert soziale Interaktionen und achtet auf Transparenz und Vertrauen, damit ihr euch im digitalen Team schon bald über einen gemeinsamen Erfolg freuen könnt.

Tipp: Digitale Tools sind dein Schlüssel zu mehr Flexibilität und Erfolg. Ob im Job oder in der Freizeit – die Möglichkeiten sind endlos. Entdecke jetzt unsere Online-Weiterbildungen und starte durch.