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Sekretär:in – alles zu Beruf, Aufgaben und Gehalt.


Junge Frau mit Brille sitzt vor einem Laptop, ein Kollege steht neben ihr und schaut auch auf den Laptop, beide lachen fröhlich.
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Das Wichtigste in Kürze:
  • Dreh- und Angelpunkt: Sekretär:innen koordinieren Termine, Abläufe und Kommunikation – sie halten das Büro am Laufen.
  • Vielseitige Aufgaben: Von Korrespondenz über Projektunterstützung bis zur Organisation von Meetings.
  • Skills, die zählen: Organisationstalent, Kommunikationsstärke, Diskretion und digitale Kompetenz.
  • Karriere und Gehalt: Durchschnittlich 3.800 brutto, mit Erfahrung und Weiterbildung bis über 4.900.
  • Chancen: Moderne Office-Positionen wie Office Manager:in oder Assistenz bieten beste Aufstiegsmöglichkeiten.

Wenn du ein echtes Organisationstalent bist, gerne den Überblick behältst und immer eine Antwort, parat hast, dann ist der Beruf Sekretär:in wie für dich gemacht. Als kommunikative Schnittstelle im Unternehmen sorgst du dafür, dass der Laden läuft – und das mit einer ordentlichen Portion Charme, Struktur und Fingerspitzengefühl.

Besonders für Quereinsteiger:innen, Berufsrückkehrer:innen oder Weiterbildungsinteressierte bietet dieser Beruf vielfältige Chancen. In diesem Ratgeber erfährst du alles Wichtige über das Berufsbild der Sekretär:in und wie dein Weg in diesen zukunftssicheren Beruf aussehen kann.

Beruf Sekretär:in Überblick – Alles, was du wissen musst.

  • Kaufmännische Ausbildung (z. B.z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement IHK).
  • Du kannst auch Sekretär:in werden ohne kaufmännische Ausbildung. Das geht mit einer passenden Weiterbildung oder Umschulung mit IHK-Abschluss.
  • Die Weiterbildung ist praxisnah und endet mit einem anerkannten Zertifikat.

  • Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Freude am digitalen und vernetzten Arbeiten.
  • Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise.
  • Kommunikationsstärke, freundliches Auftreten, Kund:inorientierung.
  • Berufserfahrung im Büro sind vorteilhaft.
  • Teamfähigkeit und Belastbarkeit in turbulenten Situationen.

  • Organisationstalent und Selbstständigkeit – du behältst den Überblick.
  • Einfühlungsvermögen und Menschenkenntnis – dein Office ist Dreh- und Angelpunkt der Firma.
  • Sorgfältigkeit und Zuverlässigkeit – du hast alle Termine im Blick, auch für andere.
  • Diskretion und Loyalität – Geschäftsgeheimnisse sind bei dir sicher.
  • Freundliches und gepflegtes Auftreten – du bist repräsentative Ansprechperson.
  • Lernbereitschaft mit Blick auf Digitalisierung und wirtschaftliche Entwicklung.

Das Medianeinkommen (Mitte der Einkommen) als Sekretär:in liegt bei ca. 3800 brutto monatlich. Mit wachsender Erfahrung und Verantwortung kann das Gehalt auf über 4900 steigen. Insbesondere in Hamburg, Berlin und Hessen werden im Durchschnitt die höchsten Gehälter bezahlt.

Quelle: Entgeltatlas, Agentur für Arbeit

  • Kaufmännische:r Assistent:in
  • Verwaltungsfachangestellte:r
  • Projektassistenz
  • Teamassistenz
  • Empfangsmitarbeiter:in
  • Personalreferent:in
  • Bürokauffrau /-mann

Was macht eine Sekretär:in?

Als Sekretär:in bist du der Dreh- und Angelpunkt in einem Unternehmen. Du organisierst Termine, verwaltest Dokumente, koordinierst Abläufe und Korrespondenz, bist erste Ansprechperson für Kolleg:innen, Kund:innen, Dienstleister:innen und Geschäftspartner:innen.

Kurz: Alle Fäden laufen bei dir zusammen und du begegnest jeder und jedem freundlich und hilfsbereit. Du sorgst dafür, dass alles reibungslos funktioniert – im Hintergrund, aber mit maximaler Wirkung. Auch Recherche und das Erstellen von Entscheidungsvorlagen können zu deinen Aufgaben zählen. Dein Beitrag ist essenziell für die Struktur und Effizienz des Unternehmensalltags und bisweilen auch für eine harmonische Unternehmenskultur.

Der Beruf Sekretär:in passt zu dir, wenn …

  • du gerne organisierst und den Überblick behältst.
  • du Freude an Kommunikation und Teamarbeit hast.
  • du strukturiert und zuverlässig arbeitest.
  • du neue Aufgaben und Herausforderungen liebst.
  • du dich gerne weiterbildest und mit digitalen Tools arbeitest.

Du bist vielleicht weniger geeignet, wenn …

  • du dich schnell gestresst fühlst, wenn viele Aufgaben parallel erledigt werden müssen.
  • du lieber für dich allein arbeitest und wenig kommunizieren möchtest.
  • dir Genauigkeit und Ordnung nicht so wichtig sind.
  • du wenig Interesse an Büroarbeit oder Verwaltungstätigkeiten hast.
  • du keine Lust hast, dich mit moderner Bürosoftware auseinanderzusetzen.

Wie nennt man eine Sekretär:in heute?

Die Berufsbezeichnung „Sekretär:in“ wird heute meist durch modernere, geschlechtsneutrale Begriffe ersetzt, wie zum Beispiel:

  • Office Manager:in
  • Assistent:in der Geschäftsführung
  • Assistenz im Office Management
  • Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

Trotzdem ist der Begriff der Sekretär:in umgangssprachlich immer noch sehr geläufig und wird in vielen Jobbörsen und Suchmaschinen eingetippt und gesucht.

Teilnehmende Lisa Vögele berichtet von der Weiterbildung zur Office Managerin bei WBS TRAINING Video abspielen: 💖Weiterbildung zur Office Managerin 📚💻 ermöglicht Quereinstieg in Anwaltskanzlei.✨⚖️

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Die wichtigsten Aufgaben als Sekretär:in.

Im Alltag übernimmst du zahlreiche organisatorische und kommunikative Aufgaben, die das Rückgrat des Unternehmens bilden:

  • Du koordinierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen.
  • Du organisierst das Büromanagement und sorgst für reibungslose Abläufe.
  • Du pflegst Datenbanken und verwaltest wichtige Dokumente.
  • Du kommunizierst mit Kund:innen und Partner:innen.
  • Du bereitest Unterlagen für die Geschäftsführung auf.
  • Du unterstützt bei Projektarbeiten und überwachst Deadlines.
  • Du verantwortest den Materialeinkauf für deinen Bereich und koordinierst Dienstleister:innen.
Ein Mann und eine Frau schauen sich Unterlagen an.

Wenn alle zusammenarbeiten, kommt der Erfolg von selbst.

Henry Ford

Mythen und Fakten – was du garantiert noch nicht wusstest.

Du glaubst, du kennst den Bereich Sekretariat und Office Management in- und auswendig? Wir haben einige hartnäckige Vorurteile und bewährte Fakten für dich zusammengestellt, die dich überraschen werden.

Das stimmt nicht:

  • Sekretär:innen machen nur Kaffee, telefonieren und tippen Diktate.
  • Office Management ist ein Auslaufmodell in Zeiten der Digitalisierung.
  • Den ganzen Tag nur Papierkram? Das ist doch langweilig.

Das stimmt zu 100:

  • Office Manager:innen sind zentrale Koordinationsfiguren im Unternehmen. Mit Diplomatie und Feingefühl repräsentieren sie die Abteilung oder das ganze Unternehmen.
  • Digitale Tools, KI und Projektmanagement-Software gehören längst zum Berufsalltag.
  • Kommunikation mit unterschiedlichsten Menschen, Planung und Organisation machen den Beruf vielseitig und spannend.
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Wie wird man Sekretär:in?

Für moderne Sekretariats- oder Office-Positionen (z. B. Office Manager:in, Assistenz, Büromanagement) wird in der Regel eine abgeschlossene Berufsausbildung und/oder einschlägige Berufserfahrung vorausgesetzt. Ein Berufsabschluss ist meistens hilfreich, alternativ kannst du aber auch mit ausreichend langer Berufserfahrung einsteigen und eine gezielte Weiterbildung machen. Möglich ist auch eine Umschulung (z. B. zur Kauffrau/-mann für Büromanagement IHK), mit der du am Ende einen vollwertigen, anerkannten Berufsabschluss für den Office-/Sekretariatsbereich erhältst.

Braucht man eine Ausbildung, um Sekretär:in zu werden?

Nein, eine Ausbildung ist nicht zwingend notwendig, um Sekretär:in zu werden. Du kannst auch mit genügend Berufserfahrung und einer passenden Weiterbildung oder Umschulung Sekretär:in werden.

Kann ich auch ohne Berufsabschluss Sekretär:in werden?

Ja, das ist möglich. Voraussetzung ist, dass du Berufserfahrung mitbringst. Dann kannst du z. B.z. B. eine passende Weiterbildung oder Umschulung machen, um als Sekretär:in zu arbeiten.

Sekretär:in werden ohne Abschluss.

Der Kurs zur Vorbereitung auf die Externenprüfung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement (IHK) ist ideal für dich, wenn du schon viel im Büro gearbeitet hast, aber keinen anerkannten Abschluss hast. Nach wenigen Monaten und bestandener Prüfung erhältst du einen vollwertigen IHK-Berufsabschluss.

Wo kann man als Sekretär:in arbeiten?

Die Einsatzbereiche als Sekretärin sind ausgesprochen breit und ziehen sich über alle Branchen und Bereiche

  • Unternehmen aller Branchen (Industrie, Handel, Dienstleistung)
  • Öffentliche Verwaltung und Behörden
  • Bildungseinrichtungen (Schulen, Hochschulen, Weiterbildungsträger)
  • Gesundheitswesen (Krankenhäuser, Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen)
  • Kanzleien (Rechtsanwälte, Steuerberater, Notare)
  • Verbände, Vereine, Stiftungen
  • Forschungseinrichtungen
  • Event- und Messeorganisation
  • Medien- und Verlagswesen
  • Start-ups und Agenturen 

Typische Arbeitsbereiche: 

  • Zentrale Verwaltung
  • Geschäftsführung/Management
  • Team- oder Projektassistenz
  • Empfang/Sekretariat

Eine Frage des Gehalts: Was verdient eine Sekretär:in?

Deine Gehaltsaussichten als Sekretär:in sind mit durchschnittlich 36.000 bis 59.000 brutto pro Jahr solide bis sehr gut – abhängig von Branche, Region, Alter und Verantwortungsbereich. Insbesondere in wachsenden Unternehmen und internationalen Konzernen steigt der Bedarf an qualifizierten Sekretärinnen und Office Manager:innen stetig.

Wer sich regelmäßig weiterbildet und technologische Entwicklungen mitgeht, hat exzellente Aufstiegschancen, etwa zur Teamleitung oder Assistenz der Geschäftsführung. Flexibilität, Multitasking und digitale Kompetenz machen dich zur gefragten Fachkraft.

Quelle: Entgeltatlas, Agentur für Arbeit

Wie sind die Zukunftsaussichten als Sekretär:in?

Wer sich regelmäßig weiterbildet und technologische Entwicklungen mitgeht, hat exzellente Aufstiegschancen, etwa zur Teamleitung oder Assistenz der Geschäftsführung. Flexibilität, Organisationsstärke und optimales Zeitmanagement machen dich zur gefragten Fachkraft. Insbesondere die Kombination aus digitalen Kompetenzen (MS Office 365, Online-Kommunikation, KI und Dokumentenmanagement) und Soft Skills (Kommunikations- und Organisationsstärke, Kundenorientierung) macht Sekretär:innen auch in Zukunft zu unverzichtbaren Power-Schnittstellen in der Führung von Unternehmen.

Tipps zur Karriere als Sekretär:in.

Mit der richtigen Strategie kannst du dich von der Masse abheben und deine Karriere gezielt vorantreiben.

  • Erweitere deine IT-Kenntnisse – in MS Office 365, SAP®, Projekttools oder CRM-Systemen.
  • Bleibe am Puls der Zeit mit der Nutzung Künstlicher Intelligenz.
  • Kenne digitale Office-Tools und nutze die Möglichkeit der Remote-Arbeit.
  • Stärke deine Kommunikationskompetenz – schriftlich wie mündlich.
  • Entwickle Führungskompetenzen für weiterführende Positionen.
  • Lerne Zeit- und Selbstmanagement für effizientes Arbeiten.
  • Nutze Netzwerke und Fachgruppen, um dich regelmäßig auszutauschen.
  • Spezialisiere dich auf ein Fachgebiet wie Einkauf und Logistik, Personalwirtschaft oder Marketing.
  • Eine IHK-Prüfung im kaufmännischen Bereich sichert dir den nächsten Karriereschritt.

Passende Weiterbildungen im Bereich Sekretariat / Office Management.

Teilqualifizierungen (TQ) in Vollzeit oder Teilzeit: