Sekretär:in – Charmante Checker:in mit Überblick und Herz

Wenn du ein echtes Organisationstalent bist, gerne den Überblick behältst und immer eine Antwort, parat hast, dann ist der Beruf Sekretär:in, heute meist Office Manager:in genannt, wie für dich gemacht. Als kommunikative Schnittstelle im Unternehmen sorgst du dafür, dass der Laden läuft – und das mit einer ordentlichen Portion Charme, Struktur und Fingerspitzengefühl.

Besonders für Quereinsteiger:innen, Berufsrückkehrer:innen oder Weiterbildungsinteressierte bietet dieser Beruf vielfältige Chancen. In diesem Ratgeber erfährst du alles Wichtige über Office Management und wie dein Weg in diesen zukunftssicheren Beruf aussehen kann.

Neben der Bezeichnung Sekretär:in oder Office Manager:in findet sich in Stellenausschreibungen auch der Titel Assistenz der Geschäftsführung oder Projektassistenz. Als Office Manager:in bist du der Dreh- und Angelpunkt in einem Unternehmen. Du organisierst Termine, verwaltest Dokumente, koordinierst Abläufe und Korrespondenz, bist erste Ansprechperson für Kolleg:innen, Kund:innen, Dienstleister:innen und Geschäftspartner:innen.

Kurz: Alle Fäden laufen bei dir zusammen und du begegnest jeder und jedem freundlich und hilfsbereit. Du sorgst dafür, dass alles reibungslos funktioniert – im Hintergrund, aber mit maximaler Wirkung. Auch Recherche und das Erstellen von Entscheidungsvorlagen kann zu deinen Aufgaben zählen. Dein Beitrag ist essenziell für die Struktur und Effizienz des Unternehmensalltags und bisweilen auch für eine harmonische Unternehmenskultur.

Der Beruf Sekretär:in passt zu dir, wenn …

• du gerne organisierst und den Überblick behältst.
• du Freude an Kommunikation und Teamarbeit hast.
• du strukturiert und zuverlässig arbeitest.
• du neue Aufgaben und Herausforderungen liebst.
• du dich gerne weiterbildest und mit digitalen Tools arbeitest.

Du bist vielleicht weniger geeignet, wenn …

• du dich schnell gestresst fühlst, wenn viele Aufgaben parallel erledigt werden müssen.
• du lieber für dich allein arbeitest und wenig kommunizieren möchtest.
• dir Genauigkeit und Ordnung nicht so wichtig sind.
• du wenig Interesse an Büroarbeit oder Verwaltungstätigkeiten hast.
• du keine Lust hast, dich mit moderner Bürosoftware auseinanderzusetzen.

Im Alltag übernimmst du zahlreiche organisatorische und kommunikative Aufgaben, die das Rückgrat des Unternehmens bilden:

• Du koordinierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen.
• Du organisierst das Büromanagement und sorgst für reibungslose Abläufe.
• Du pflegst Datenbanken und verwaltest wichtige Dokumente.
• Du kommunizierst mit Kund:innen und Partner:innen.
• Du bereitest Unterlagen für die Geschäftsführung auf.
• Du unterstützt bei Projektarbeiten und überwachst Deadlines.
• Du verantwortest den Materialeinkauf für deinen Bereich und koordinierst Dienstleister:innen.

Du glaubst, du kennst den Bereich Sekretariat und Office Management in- und auswendig? Wir haben einige hartnäckige Vorurteile und bewährte Fakten für dich zusammengestellt, die dich überraschen werden.

Das stimmt nicht:

• Sekretär:innen machen nur Kaffee, telefonieren und tippen Diktate.
• Office Management ist ein Auslaufmodell in Zeiten der Digitalisierung.
• Den ganzen Tag nur Papierkram? Das ist doch langweilig.

Das stimmt zu 100:

• Office Manager:innen sind zentrale Koordinationsfiguren im Unternehmen. Mit Diplomatie und Feingefühl repräsentieren sie die Abteilung oder das ganze Unternehmen.
• Digitale Tools, KI und Projektmanagement-Software gehören längst zum Berufsalltag.
• Kommunikation mit unterschiedlichsten Menschen, Planung und Organisation machen den Beruf vielseitig und spannend.

Deine Gehaltsaussichten im Office Management sind mit durchschnittlich 38.400 bis 45.600 brutto pro Jahr solide bis sehr gut – abhängig von Branche, Region und Verantwortungsbereich. Insbesondere in wachsenden Unternehmen und internationalen Konzernen steigt der Bedarf an qualifizierten Office Manager:innen stetig. 

Wer sich regelmäßig weiterbildet und technologische Entwicklungen mitgeht, hat exzellente Aufstiegschancen, etwa zur Teamleitung oder Assistenz der Geschäftsführung. Flexibilität, Multitasking und digitale Kompetenz machen dich zur gefragten Fachkraft.

Mit der richtigen Strategie kannst du dich von der Masse abheben und deine Karriere gezielt vorantreiben.

• Erweitere deine IT-Kenntnisse – in MS Office 365, SAP®, Projekttools oder CRM-Systemen.
• Bleibe am Puls der Zeit mit der Nutzung Künstlicher Intelligenz.
• Kenne digitale Office-Tools und nutze die Möglichkeit der Remote-Arbeit.
• Stärke deine Kommunikationskompetenz – schriftlich wie mündlich.
• Entwickle Führungskompetenzen für weiterführende Positionen.
• Lerne Zeit- und Selbstmanagement für effizientes Arbeiten.
• Nutze Netzwerke und Fachgruppen, um dich regelmäßig auszutauschen.
• Spezialisiere dich auf ein Fachgebiet wie Einkauf und Logistik, Personalwirtschaft oder Marketing.
• Eine IHK-Prüfung im kaufmännischen Bereich sichert dir den nächsten Karriereschritt.

Passende Weiterbildungen im Bereich Sekretariat / Office Management.

• Office Manager:in inkl. Praxiswerkstatt
• Umschulung Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement (IHK oder HWK) mit SAP®
• Mitarbeiter:in der öffentlichen Verwaltung mit SAP® oder MS Office 365
• Sachbearbeitung Auftragsmanagement mit SAP® und Arbeiten 4.0
• Aufstiegsfortbildung Fachwirt:in für Büro- und Projektorganisation (IHK), berufsbegleitend

Teilqualifizierungen (TQ) in Vollzeit oder Teilzeit:

• TQ1 Kaufmann / Kauffrau im Büromanagement: Assistenz- und Sekretariatsaufgaben erledigen
• TQ2 Kaufmann / Kauffrau im Büromanagement: Einkaufsprozesse planen und durchführen
• TQ3 Kaufmann / Kauffrau im Büromanagement: Werbemaßnahmen umsetzen und Aufträge bearbeiten
• TQ4 Kaufmann / Kauffrau im Büromanagement: Geschäftsvorgänge buchen
• TQ6 Kaufmann / Kauffrau im Büromanagement: Personalaufgaben bearbeiten